電子帳簿保存法の３種類の差は理解できてますか？
どうする実際の対応方法

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電子帳簿保存法

2024年1月からは、法的要件を満たした上でのデータ保存が必須となり、2024年1月1日から請求書類は印刷して保管することができなくなります。 今までは紙で印刷したものを原本として保管できましたが、2024年1月1日以降は電子帳簿保存法の要件に則って電子保存する必要があります。

電子帳簿保存法は３種類

図―１ 電子帳簿保存方法
電子帳簿保存法では、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」という3つの保存制度が定められています。

電子帳簿等保存

システムやソフトで作成した電子帳簿や書類を、一定の要件のもと電子データのまま保存できる制度です。対象となる書類には、仕訳帳・総勘定元帳・売上台帳などの国税関係帳簿、貸借対照表・損益計算書などの決算関係書類、請求書・見積書などの取引関係書類が挙げられます。対応は任意であり、企業に任されています。

スキャナ保存

紙の原本をスキャンによって電子データ化して保存できる制度です。取引関係書類のうち、自社発行の書類と取引先が発行した書類の双方が対象となります。書類の重要度により保存要件が異なります。たとえば、受発注に直接関わる取引情報が記載された請求書・契約書・領収書・納品書などは、重要書類に分類される書類です。見積書や注文書などは一般書類に分類され、要件が緩和されます。電子帳簿等保存と同様に、対応は任意です。

電子取引

電子的に送受信した情報を電子データで保存できる制度です。2024年1月1日から義務化※されるため、企業の対応が必須となります。対象となるのは、電子的な方法で授受したファイルや取引データです。具体的には、電子メールで受領した発注書のほか、WEBサイトやクラウドからダウンロードした領収書などが挙げられます。上記のほかにも、日々の業務で使用する幅広い範囲のファイルが対象となるため、事前に保存対象を把握しておくと良いでしょう。

電子取引に該当する取引 下記のような取引は、すべて電子取引に該当します。

• 電子メールで送信した請求書
• クラウド上のサービスを使って発行した契約書
• ペーパーレスFAXで受け取った見積書
• WebサイトなどからダウンロードしたPDFの領収書
• DVDなどの記録媒体に保存した状態で受け取った発注書

電子帳簿保存法の申請手順

これまで必要とされていた申請のステップは以下となります。

• 電子化に必要な社内規程等を整備する
• 電子化に必要なシステムを導入する
• 国税庁の所定の書類に必要事項を記入する（承認を受けたい帳簿の名称や根拠税法、開始日等）
• 操作マニュアル等の必要な添付書類を用意する
• 税務署に届け出る

申請期日は電子データの保存を開始する日の3ヵ月前までとなっています。
国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書 国税関係帳簿に関する電子データの保存に関する申請書です。帳簿はスキャナ保存がそもそも認められておらず、紙ではなく最初から電子データで作成された書類が対象です。 国税関係帳簿の例は以下が挙げられます。

• 総勘定元帳
• 現金出納帳
• 固定資産台帳
• 仕訳帳
• 売上帳
• 仕入帳

承認申請書は、以下のリンクからアクセスできます。

H4-1 国税関係帳簿・書類の電磁的記録等による保存等に係る過少申告加算税の特例の適用を受ける旨の届出書

1. 承認を受けようとする書類の種類、データ化した書類の保存開始日、保存場所
2. 書類の作成・保存に使用する機器の概要（パソコン・プリンタ・サーバーなど）
3. 承認を受けようとする書類の作成・保存に使用するプログラム（ソフトウェア）の概要

なお、この申請では自社で発行した書類のみが承認の対象となることに注意しましょう。 取引先から受け取った書類をデータ保存する場合は、次の「スキャナ保存した書類について申請する方法」によって申請する必要があります。

●H4-2 国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等に係る過少申告加算税の特例の適用の取りやめの届出書・国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存等の取りやめの届出書

●H4-3 国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等に係る過少申告加算税の特例の適用を受ける旨の届出の変更届出書・国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存等の変更の届出書

●H4-4 国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の適用届出書（過去分重要書類）

1. 承認を受けようとする書類の種類、データ保存の開始日、保存場所
2. 書類のデータ化・保存に使用する機器の概要（スキャナ・スマホ・デジカメなど）
3. 承認を受けようとするスキャナ保存に使用するプログラム（ソフトウェア）の概要

●H4-5 国税関係帳簿書類に係る電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存の承認申請書

●H4-6 国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等に係る65万円の青色申告特別控除・過少申告加算税の特例の適用を受ける旨の届出書

前述のH4-1、H4-4の申請には、それぞれ以下の3つの添付書類が必要となります。 申請ごとに各添付書類を1部ずつ用意してください。

1. 帳簿・書類の作成や保存を行うための処理システムの概要を記載した書類
2. 帳簿・書類の作成や保存を行うための処理に関する事務手続の概要を記載した書類（外部委託する場合は、委託業者との契約書の写し）
3. 申請書の記載事項を補完するために必要となる書類や参考となる書類

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電子保存の義務化猶予は2年

前述では法改正により電子データ保存が義務化されたと説明しましたが、正確には義務化までに2年の猶予が設定されています。「やむを得ない事情」かつ「整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたものを準備しておく」という条件付きではありますが、個人事業主や中小零細企業などで対応が難しい場合は今すぐに電子保存を開始しなくても問題ありません。 なお、小規模事業者（2年前の売上が1,000万円以下）には猶予ではなく恒久的な救済措置があります。

保存方法で色々記述しましたが、中小企業の方は 超簡単！データ保存方法をご覧下さい。 具体的には以下の3点です。

1. ファイルが検索できる形でなくてもよい
2. 事務処理規定を備えておけば電子データをそのまま保存しておくだけでよい（スタンプやシステム不要）
3. 手書き伝票は電子化する必要があります

使用中の手書き伝票をＥＸＣＥＬなどに作成いたします、詳しくはExcelbook 伝票ソフトをご覧下さい。

図―６ 売上伝票デジタル化

インボイス制度対応による帳票変更？

上記の様に電子帳簿保存法の改正においては、請求書、受領書など電磁的記録による保存等が可能となりました。 請求書、受領書などのデジタル化を検討されている企業が多いと考えられています。インボイス制度対応＆電子帳簿保存法の改正に対応した、請求書、受領書のExcelの概要。

図―７　インボイス対応請求書

請求書・受領書作成Excel 請求書・受領書作成Excel仕様書
請求書の電子化は、請求書をウェブ発行とすることで電子帳簿保存法改正対応や効率化はもちろん、業務のスピードアップやコスト削減が可能となる。

とはいえ、国税庁　電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】
現実には「法対応のための対応」というイメージを持っている企業は多いのではないだろうか。
「やらなければならないから、仕方なくやる」──。
このようなイメージが根強いため、忙しい日々のなかで取り組みを後回しにしたり、強く推進できないまま時間が過ぎたりしてしまっているのだ。
そうではなく、電子帳簿保存法への対応は、自社のデジタル変革への第一歩ととらえるべきである。折しも先の改正では、電子化の事前承認手続きや電子取引の書面保存が不要になったほか、タイムスタンプ要件も緩和。導入のハードルは大幅に下がっている。業務の電子化・ペーパーレス化をきっかけにDXを加速することも夢ではない。

請求書を整理する際に忘れてはならないのが、請求書の形式や送付方法は、発行元に依存するということだ。受領する側が電子化したいからといって、一方的に紙の請求書を拒否することはできない。そこで、2022 年以降も届き続けるで あろう紙の請求書をスキャンして電子データ化する体制から整えることが重要になる。次なるステップは、請求書のデータを電帳法に定められた要件を満たして保存することだ。このときに重要となるのが、検索機能の確保である。「日付」「取引先名称」「金額」の３項目ですぐに検索できるようにしておく必要がある。メールなどで受領した請求書の場合も、メール本文と添付ファイルを保存するだけでなく、検索機能を確保しておくことも必要になる。 そして、これら二つの対応と併せて進めたいのが、電帳法に対応したワークフローを構築することである。請求書の処理に関わる従業員は多い。移行に際して混乱を起こさないように、クラウドサービスの導入なども含めて、業務フローや社内ルールの整備を進めておく必要がある。　請求書のペーパーレス化につながる最善の一手となるであろう。

電子帳簿保存法の詳細はここをクリックしてください。 インボイス制度の対応はここをクリックしてください。

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