RPAってなんだ、RPAを導入して業務効率化と働き方改革を実現

RPAとは

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コロナ・パンデミックの影響が長期化する中、ITを駆使した業務プロセスやルール最適化によるコスト削減・意思決定の迅速化は、企業存続を左右するほど重要化しています。前例主義・コンプライアンス重視だったバックオフィスにおいても、ペーパーレス化や職種に応じたワークスタイル採用など、新たな企業文化を作っていこうという動きがみられます。その最新はRPAの導入です。
定型化できる業務をRPAに代行させることで、社員はコミュニケーションが必要な業務や創造性が求められる業務などに集中することができ、事業全体の効率化につながります。

最初に記述しますがRPA導入はDXの一部です
"DX"(デジタルトランスフォーメーション)と"RPA"(ロボティック・プロセス・オートメーション:Robotic Process Automation)は、異なる概念であり、それぞれ異なる側面に焦点を当てています。

  1. デジタルトランスフォーメーション(DX)
    - DXは、ビジネスや組織がデジタル技術を活用して、業務プロセスやビジネスモデルを改善し、変革させるプロセスを指します。
    - DXの目的は、効率を向上させ、顧客体験を向上させ、新しい価値を生み出し、市場での競争力を高めることです。
    - DXには、人工知能(AI)、ビッグデータ、クラウドコンピューティング、インターネット・オブ・シングズ(IoT)など、様々なテクノロジーが関与することがあります。 - DXは、組織全体の戦略的な変革を意味し、プロセスや文化の変革を伴います。
  2. ロボティック・プロセス・オートメーション(RPA)
    - RPAは、ソフトウェアロボットを使用して、ルーチンで反復的な業務プロセスを自動化する技術です。
    - RPAは主にタスク単位での自動化に焦点を当て、定型業務やデータエントリーなどのルーチンワークを人間の手から解放します。
    - RPAは、既存のシステムやアプリケーションと統合できる柔軟性があり、プログラミングのスキルがない人でも相対的に簡単に実装できます。
    - RPAは効率向上やエラーの削減に寄与しますが、それがDXの一部であるとは限りません。DXは、より広範な組織の変革を指し、RPAはその一部と見なされることがあります。

    要するに、DXはビジョンや組織の大規模な変革を指し、RPAはその一部で、具体的には業務プロセスの一部を効率的に自動化する技術です。

    RPA(Robotic Process Automation)とは

    RPA(Robotic Process Automation)は、
    ソフトウェアロボットを使用して、ルーチンで繰り返されるビジネスプロセスを自動化する技術です。RPAは、人間が行うことができるタスクを自動化することにより、企業の生産性を向上させることができます。例えば、請求書の処理、顧客情報の更新、在庫管理など、繰り返しの作業を自動化することができます。
    RPAは、様々な業界で使用されており、
    金融、保険、製造、医療、小売などの分野で利用されています。RPAの利点には、作業の効率化、精度の向上、コスト削減などがあります。ただし、RPAはあくまでもルーチンなタスクを自動化するため、複雑な判断が必要なタスクには適していません。
    定型業務を自動化してくれるRPA
    データの入力や社内外システムへの登録、文書ファイルのPDF化といった。
    さまざまな業界で導入が進み、多くの効果を生み出している。
    しかし、自社の業界では「他にどんな業務で活用できるのか」と気になっている企業も多いのではないだろうか。
    •  例えば製造業界では、受注情報から製造指示を行う業務でRPAを活用しているケースがある。メールで来た受注情報をExcelやシステムに入力、生産管理用の帳票を作成するといった業務をRPAで自動化できる。これにより、受注情報の入力ミスがなくなるだけではなく、担当者の業務負荷削減も期待できるだろう。
    •  またEC業界では外部倉庫の出荷完了報告を当日中に反映するためにRPAを活用するケースもあるという。

    RPA利用を業種別にみる

    基本的に月末、月初、毎週、毎日○時、といった定期的に発生する業務として。

    経理・経営計画
    経費精算、会計処理、取引先への支払依頼、源泉徴収管理、請求書発行、日次PLのダウンロード、税務調査向け 提出書類の作成、POSデータ処理、部門ごとの集計・業績報告書作成、反社チェック
    人事・総務
    勤怠管理、スケジュール調整、 SNSへの投稿、HPの一括更新、メールの仕分け、会議開催案内メール送付、出社 >記録忘れ・残業時間の超過恐れをメール通知、人事考課表の作成・送付・一覧化、資材の発注、入社・退社書類 処理、有給消化のメール通知、採用管理、メッセージ送付
    営業企画・マーケティング
    見積書作成、提案書印刷・送付、受発注管理、検索からの情報収集、競合製品やサービスの価格調査、お問い合 わせへの定型的な返答、受注データを社内用にデータ変換、アンケート集計、メルマガの配信、統計データ作成、 顧客リストの作成、顧客管理、リスティング広告分析、リピート顧客分析、在庫管
    全部署
    ファイルのアップロード・ダウンロード、パスワード入力しファイルを開く、日報の取りまとめ、基幹システム、 グループ会社のシステム、業界特有のシステム、会計システム、勤怠システム、SAP、Oracle、Salesforce、 Visual Basic 、AS400、、Excelのマクロ、POS など
    検査漏れチェック 従来の流れ ミスなく毎日対応するのが大変
    1. 専用データベースから検査が漏れている患者の情報を抽出
    2. 過去から蓄積してきた患者リストと照合、検査が必要な患者を確認
    3. 検査が必要な場合は、メールで患者へアラートする
    【EC】外部倉庫の出荷完了報告の当日反映 従来の流れ 量が多く毎日対応するも遅れがち
    1. 外部倉庫の管理画面にログインし、当日出荷分の送り状データ をダウンロード
    2. ダウンロードしたデータの加工
    3. 自社の販売サイト管理画面に出荷完了の登録
    【製造】受注情報からの製造指示 . 従来の流れ ミスなく毎日対応するのが大変
    1. メールで来た受注情報をエクセルやシステムに転記
    2. 生産管理用の帳票を作り印刷
    3. 各現場に届ける
    【不動産】物件管理情報の更新 従来の流れ 毎日の定型業務の処理が大変
    1. 物件の巡回報告のデータ(写真)がある専用システムにログイン
    2. システムに格納されている写真を選択し、ダウンロード
    3. 物件管理報告書Excelにダウンロードした写真画像を添付し、所定 のフォルダに格納不動産】物件管理情報の更新
    【物流】ネットショップの注文データを物流システムへ転記 従来の流れ ミスなく毎日作業するのが大変
    1. ネットショップへのログイン
    2. 注文データのCSVデータをダウンロード
    3. 物流システムへログイン、注文情報を入力
    【物流】発注確認と出荷指示 従来の流れ 1日3回の発注データ確認
    1. 1日に3回起動し、発注データを確認
    2. 発注情報があれば、納品書および出荷依頼書を印刷実施
    3. 発注情報をメールにて連絡
    【金融・保険】顧客情報のシステム登録 従来の流れ 不定期に発生する業務に対応
    1. 契約者ファイル(Excel・PDF)を開く
    2. 保険会社のシステム(共同ゲートウェイ)を起動し契約者データを 転記する
    3. 申請完了の旨を契約者にメールで連絡する
    【ホテル・観光】競合の予約状況・価格調査 従来の流れ 業務量が多く、毎日対応するのが大変
    1. ホテル比較サイトから競合の価格や予約状況を調査
    2. 価格リストに情報を転記する
    3. 転記した価格リストを参考に、ホテルの価格を最適化するため調整 する
    【小売】在庫確認、注文書作成・印刷 従来の流れ 商品数が多く、毎日対応するのが大変
    1. 自社システムにログインし、各店舗の在庫情報を取得
    2. 商品ごとに在庫情報から必要な発注数を集計する
    3. 集計した発注数を注文書に入力、注文書を印刷する
    【飲食】電子決済ツール経由での取引を管理システムに入力 従来の流れ 各店舗ごとにスタッフが対応
    1. 電子決済の管理ツールにログイン
    2. 取引履歴データをCSVでダウンロード
    3. 自社管理システムに取引データを入力する(全店舗終わるまで繰返す。

    RPA(働き方改革:業務自動化による生産性向上)

    総務省:RPA(働き方改革:業務自動化による生産性向上)より

    RPA(働き方改革:業務自動化による生産性向上)
     日本の生産労働人口が減少局面にあるなか、労働力を維持しつつ国際競争力を強化(注1)するためには労働力の有効活用や生産性を向上させるための方策が必要です。近年の働き方改革の動きの中でも、人手不足を補いながら生産効率を上げるためのさまざまな施策が講じられてきています。たとえばテレワークの推進をはじめとするワークスタイルの柔軟化による人材の確保や、ICTの高度活用による業務効率改善といったものがあげられます。  このような背景の下、従来よりも少ない人数で生産力を高めるための手段として、現在、RPA(ロボットによる業務自動化:Robotics Process Automation)が注目を集めています。2017年の調査によると、国内では14.1%の企業が導入済み、6.3%が導入中、19.1%が導入を検討中(注2)でした。市場規模は2017年度が31億円、2021年度には100億円規模になると予測(注3)されています。
     RPAはこれまで人間が行ってきた定型的なパソコン操作をソフトウエアのロボットにより自動化するものです。
    具体的には、ユーザー・インターフェース上の操作を認識する技術とワークフロー実行を組み合わせ、表計算ソフトやメールソフト、ERP(基幹業務システム)など複数のアプリケーションを使用する業務プロセスをオートメーション化します。 RPAの機能、導入事例  RPAは業務の粒度や優先順位、コストがROI(投資収益率)に見合わないなどの観点からシステム化が見送られてきた手作業の業務プロセスを、作業の品質を落とさず、比較的低コストかつ短期間で導入できるという特徴があります。  具体的な適用業務としては、帳簿入力や伝票作成、ダイレクトメールの発送業務、経費チェック、顧客データの管理、ERP、SFA(営業支援システム)へのデータ入力、定期的な情報収集など(注4)、主に事務職の人たちが携わる定型業務があげられます。
    RPAが適用可能な機能
    • キーボードやマウスなど、
    • パソコン画面操作の自動化
    • ディスプレイ画面の文字、図形、色の判別
    • 別システムのアプリケーション間のデータの受け渡し
    • 社内システムと業務アプリケーションのデータ連携
    • 業種、職種などに合わせた柔軟なカスタマイズ
    • 条件分岐設定やAIなどによる適切なエラー処理と自動応答
    • アプリケーションの起動や終了
    • スケジュールの設定と自動実行
    • 蓄積されたデータの整理や分析
    • プログラミングによらない業務手順の設定
     RPAは煩雑で定型的な事務業務が多い金融業界で先行して導入され、高い効果を発揮したことから業種を問わず多くの企業・団体に導入されつつあります。ここでは、大手都市銀行の導入事例を紹介します。
    業種具体的な業務 効率化・削減効果今後の展開(方向性)
    大手都市銀行 煩雑な事務処理作業
    (20種類の事務処理)
    ・年間で8,000時間(1人1日8時間労働で計算すると約1,000日分)事務処理作業を削減 ・業務の効率化により、事務を担当していた社員が他の重要な業務に稼動をあてられるようになった。
    ・複数のシステムを使う事務処理にRPAを適用することで、システム連携による業務の単純化も視野に入るようになった。

    表―1:導入事例

     RPAには三段階の自動化レベルがあるとされています。現在のRPAの多くは「クラス1」というレベルで定型業務に対応しています。次期レベルの「クラス2」は、AIと連携して非定型業務でも一部は自動化されます。「クラス3」は、より高度なAIと連携することで、業務プロセスの分析や改善だけでなく意思決定までを自動化できます。

    RPAのクラス

     既に、クラス3において認識技術や自然言語解析技術、学習機能などにより曖昧な情報や不足している情報を補いながら作業する、これまでとは一線を画したRPAが開発されています。日本語の対話ができるAIエンジンを活用し、対話をするだけで必要なデータの入力が完成し、全プロセスを完結することも可能とのことです。

    クラス 主な業務範囲 具体的な作業範囲や利用技術
    クラス1
    RPA(Robotic Process Automation
    定型業務の自動化
    • 情報取得や入力作業、検証作業などの定型的な作業
    クラス2
    EPA(Enhanced Process Automation
    一部非定型業務の自動化
    • RPAとAIの技術を用いることにより非定型作業の自動化
    • 自然言語解析、画像解析、音声解析、マシーンラーニングの技術の搭載
    • 非構造化データの読み取りや、知識ベースの活用も可能
    クラス3
    CA(Cognitive Automation
    高度な自律化
    • プロセスの分析や改善、意思決定までを自ら自動化するとともに、意思決定
    • ディープラーニングや自然言語処理

    表―2:自動化レベル

    RPAを導入すると、どうなる

    RPA(Robotic Process Automation)を導入すると、以下のような効果が期待できます。

    1. 業務の効率化: RPAは、繰り返しのルーティン業務を自動化することにより、作業時間の削減やスピードアップを実現します。人手による作業よりも高速かつ正確に処理できるため、業務プロセスの生産性が向上します。
    2. 人的ミスの低減: RPAはプログラムに基づいて業務を実行するため、人的ミスやミスキー入力のリスクを減らすことができます。正確性と品質の向上に寄与します。
    3. 業務品質の向上: RPAは一貫してルールに従って業務を実行するため、業務品質の一貫性を確保します。エラー率の低下や正確なデータ入力により、品質管理が向上します。
    4. 従業員のタスクオフロード: RPAによって繰り返しの単純業務が自動化されることで、従業員はより高度な業務や戦略的な活動に集中できるようになります。創造的な仕事や顧客対応など、より価値のある業務に取り組むことができます。
      • タスクオフロード(Task Offloading)は、RPAにおいて、自動化されたルーティン業務を従業員から取り外し、彼らにより高度な業務や戦略的な活動に集中する余裕を与えることを指します。
      • RPAによって繰り返しの単純業務が自動化されると、従業員はその業務を行う必要がなくなります。その結果、従業員はより高度な業務や判断力を要するタスクに時間とエネルギーを費やすことができるようになります。具体的には、戦略的な意思決定、顧客対応、問題解決、創造的な仕事など、より高い付加価値を持つ業務に集中することができます。
      • タスクオフロードによって、従業員は単純な繰り返し業務から解放され、能力やスキルを最大限に活かすことができます。彼らはよりやりがいのある業務に取り組むことができるため、モチベーションや生産性の向上にもつながるでしょう。
      • RPAの導入によるタスクオフロードは、効率性の向上だけでなく、従業員の働き方改革や働きやすさの向上にも寄与します。業務の自動化によって、従業員はより意義のある業務に集中し、組織全体の成果を高めることができるのです。
    5. 柔軟性と拡張性の向上: RPAは既存のシステムやアプリケーションと統合することができます。既存のシステムを変更することなく、RPAを活用して業務プロセスを改善し、業務の変更や拡張に対応できます。
    6. リターンオンインベストメント(ROI)の向上: RPAの導入によって業務効率化や品質向上が実現されることで、企業はコスト削減や生産性向上などの経済的なメリットを享受することができます。RPAの導入によるROIは、企業の規模や業種によって異なりますが、効果的な導入と適切なプロセスの選択により、高いROIを達成することができます。

    RPAの導入は、業務プロセスの効率化や品質向上、従業員 の満足度向上など多くのメリットをもたらす一方で、適切なプロセスの選択やツールの選定、スクリプトの作成、テストなどの課題も存在します。したがって、RPAの導入を検討する際には、事前の計画と専門家の助言を活用することが重要です。

    RPA導入企業が活用を本格化(株式会社MM総研)より抜粋

    図―1:RPAの導入実態

    RPAユーザーの利用促進という観点では、新型コロナウイルスはポジティブな影響を与えている。活用部門数や業務数の変化を聞くと、「増えた」が47%で、「減った」は14%に留まった。コロナ禍で、限られた従業員での業務遂行や在宅での効率的な作業実現のためにRPAを活用するケースが増えているためとみられる。

    上記で記述した内容を鑑みRPAの導入は

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    • インボイス対応や電子帳簿保存法の意味が分からない。
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