バックオフイスの業務改善効果:データ連携、データ共有

バックオフイスの業務改善

バックオフィスの業務改善は、組織の効率性を向上させ、業務プロセスの効果を最大化することを目指す取り組みです。

• プロセスの自動化: 手作業で行われている繰り返し作業やルーチンタスクを自動化することで、時間とコストを節約できます。自動化は、データ入力、請求処理、給与計算など、多くの業務に適用できます。 ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）を導入することも考慮してください。
• デジタル化と電子化: 書類やファイルを電子化し、デジタル文書管理システムを導入することで、情報の共有やアクセスが容易になります。デジタルワークフローを導入することで、承認プロセスやタスクの進行状況をリアルタイムで把握できるようになります。
• データ分析の活用: バックオフィス業務におけるデータを収集・分析し、洞察を得ることで、業務プロセスの問題点や改善点を特定できます。データに基づいた意思決定を行い、業務の効率性を向上させることが可能です。
• チームのトレーニングとスキルアップ: チームメンバーに最新の業務スキルを提供するトレーニングを行い、効率的な業務処理や問題解決能力を高めることが重要です。スキルの向上は生産性向上に直結します。
• コラボレーションツールの活用: チームメンバーが円滑にコミュニケーションできるツールを導入することで、業務の進捗状況やタスクの割り当てをリアルタイムで共有できます。プロジェクト管理ツールやコラボレーションプラットフォームの導入が役立ちます。
• 顧客志向の強化: バックオフィスの業務は、顧客サービスに影響を与えることがあります。顧客志向を強化し、顧客のニーズに合った効率的なサポートを提供することで、顧客満足度を高めることができます。
• インターナルフィードバックの活用: チームメンバーからのインターナルフィードバックを収集し、改善のためのアイデアを共有しましょう。従業員が業務改善に参加することで、意欲や主体性が高まります。

これらのアプローチは、バックオフィスの業務改善に向けた基本的なステップです。組織のニーズや業種に応じて、さまざまな戦略やツールをカスタマイズして導入してください。継続的な改善と柔軟なアプローチを取ることが、成功への鍵となります。

継続的な改善と柔軟なアプローチ:継続的な改善と柔軟なアプローチは、バックオフィスの業務改善において非常に重要な原則です。

• これらのアプローチを取ることで、組織は変化に適応し、効率性を向上させることができます。 継続的な改善: 改善は一度だけではなく、継続的な取り組みが必要です。プロセスを一度改善しただけでは、新たな課題や改善の余地が見つかることがあります。 PDCAサイクル（Plan-Do-Check-Act）を活用し、定期的に現状を評価し、改善を実施してください。繰り返し改善を行うことで、より効果的な業務プロセスが構築されます。
• 柔軟なアプローチ: 環境や市場の変化は避けられません。そのため、柔軟なアプローチが必要です。変化に敏感であり、素早く対応することが重要です。新しいテクノロジーやツールの導入、社内の組織改造、顧客の要求に対する対応など、柔軟性を持って変化に対応しましょう。
• トップダウンとボトムアップのアプローチ: バックオフィスの業務改善は、経営陣からのトップダウンのサポートと従業員からのボトムアップのアイデアの両方が重要です。経営陣は改善の重要性を認識し、リソースを提供することで、従業員は現場での問題や課題を共有し、改善のアイデアを提供できるようにサポートしましょう。
• データに基づく意思決定: 改善策を検討する際には、データに基づいた意思決定を行うことが重要です。データ分析を通じて、業務プロセスの課題やボトルネックを特定し、改善効果を評価することで、より効果的な改善策を導入できます。
• 多様な視点を取り入れる: 改善のためには、様々な立場や部門のメンバーの意見や視点を取り入れることが重要です。異なる視点を組み合わせることで、より包括的で効果的な改善策を導き出すことができます。

バックオフィスの業務改善は、組織全体の持続的な成長につながる重要な活動です。継続的な改善と柔軟なアプローチを心がけることで、より効率的な業務プロセスを確立し、組織の競争力を高めることができます。

業務プロセスを確立

• プロセスの特定と文書化: 最初に、現在の業務プロセスを洗い出し、それぞれのプロセスを詳細に文書化します。プロセスのステップや手順、関係者、必要な情報などを明確に記載しましょう。
• 現行プロセスの評価: 文書化された現行の業務プロセスを評価し、問題点や改善の余地を特定します。効率性の低下やボトルネックがあるかを分析し、改善のポイントを把握します。
• 目標の設定: 確立したい業務プロセスの目標を設定します。例えば、効率性の向上、エラー削減、サービスの質向上など、明確な目標を定めることが重要です。
• プロセスの再設計: 目標に基づいて、現行の業務プロセスを再設計します。不要なステップの削減、手順の最適化、自動化の導入など、改善策を検討しましょう。
• テストと検証: 新しいプロセスを試験運用し、実際の業務に適用する前にテストと検証を行います。問題がないか確認し、必要に応じて微調整を行います。
• 導入とトレーニング: 改善された業務プロセスを導入し、関係者に対してトレーニングや説明を行います。スタッフが新しいプロセスを理解し、適切に運用できるようにサポートします。
• 監視と改善: 新しい業務プロセスを実際の業務に適用した後も、継続的に監視し、効果を測定します。フィードバックを収集し、必要に応じて改善を行い、プロセスを進化させていきます。

業務プロセスの確立は、組織の効率性向上や競争力強化に向けて重要な一連のステップです。従業員の参加と意見の収集、経営層とのコラボレーションが成功に不可欠な要素となります。また、継続的な改善活動を組み込み、変化に対応できる柔軟なプロセス確立を目指しましょう。

業務プロセス効率化の実施について

ここまでに業務プロセス効率化について、記述してきましたが、このサイトでは、WordとExcelを用いたページがあります、データ連携、データ共有を行うことで「バックオフイスの業務改善」は５０％以上改善します。小規模事業におけるバックオフイス業務は、経理業務と現場業務の情報のつながりがない、経理業務は税理士などに任せぱなし、あるいは経営者以外関与させない、等という実態を多く見かけてきました。小規模事業の経営者様１日も早く「バックオフイスの業務改善」に着手しましょう。

経理、人事労務、法務などのバックオフィスに複数のシステムを導入している中堅・中小企業は多い。データをやり取りする「システム間の連携」がうまくいっていると、例えば、販売システムに入力したデータを会計システムと連携させ、自動的に会計仕訳を作成することも可能になる。だが、連携が不十分だと、データを二重登録したり、データの修正・削除が他のシステムに生かされなかったりする問題が発生し得る。

エクセルの使い道:ＣＳＶファイルを使用する

図―２

ワード（Word）とエクセル（Excel）で事務（バックオフィス）作業時間半減

図―３

生産管理システムと会計管理システムとのデータ連携。
仕入データは買掛金、出荷データは売掛金として仕訳してCSVファイル作成してデータ連携。

図―４

超簡単！電子帳簿保存法の対応（フォルダー利用）

図―５

作業の効率化、見える化で生産性をアップ

賃金引上げの原資となる取り組みは、多くの企業では「生産性向上」ではないだろうか。松正工機株式会社は、生産性向上に関する分野で活躍している中小企業として、「はばたく中小企業・小規模事業者300社（2021）」に選定された。同社の生産性向上とは、どのような取り組みなのであろうか。 同社は、ガス・水・石油など様々な流体を運ぶために使われる配管の設計・工事を主な事業内容とする。設計から製造、工事まで手掛けるため、やはり、生産性向上の鍵となるのはデジタル化・DXだ。申請書類、承認書類、報告書類などのさまざまなデータ管理や、社内外での情報共有をクラウド上で行えるシステムを導入。原価管理ソフトによって業績の見える化も推し進め、生産性を高めた。もちろん、これらのデジタル化・DXには、直接的な工事に携わる者に浸透しにくいという「壁」があったという。しかし、同社は、約30台のタブレット端末を従業員に支給して効率化を図るなど、「攻め」の姿勢で生産性向上の取り組みを推し進めてきた。 その結果、2022年8月に月の基本給を一律8,000円引き上げた。最近の物価高による従業員の負担を減らす目的もあるという。

従業員のモチベーション維持、人材確保のために賃上げを実施

リーマンショックの影響で売上が減少した時期から人件費が圧縮された状態が続いていた。顧客から物品を預かって熱処理を行う業態であり、その技術自体が商品だ。完全に自動化された工場ではなく、人に頼る作業もある中で、些細なミスが大きな品質問題に繋がることもある。従業員が高いモチベーションを保って働いてもらうためには、賃金の改善が必要であると常々感じていた。この課題を解決するために、IoT化を進め、従業員の作業負担を軽減しながら生産性向上に取り組み、できる範囲で内部留保を従業員の賃金等に還元することとした。引き上げ幅は従業員ごとに人事評価に応じて決定し、令和４年４月には全体的に3.5％程度の賃金引き上げを実施した。 賃金引き上げの取り組みを通じて、昨年は会社が求めていた年代の正社員を２名採用できたほか、賃金に対して不満を持った離職者もなくなるといった成果が得られた。正当に評価されれば働く意欲も湧き従業員も成長し、結果、会社の利益にもつながる。好循環をもたらす賃上げは、この先もできる限り継続したい考えだ。

情報処理コンサルタントは、

企業や組織の情報処理システムを改善するために、アドバイスやサポートを提供する専門家のことを指します。情報処理コンサルタントは、情報システムの専門家であり、ビジネスや技術、経営戦略の知識を持っています。 情報処理コンサルタントは、顧客の業務や問題を理解し、最適な情報処理ソリューションを提供するために、以下のような仕事を行います。

1. 要件定義: 顧客のニーズや業務プロセスを理解し、システムの要件を定義します。
2. システム設計: システムの機能やプロセスを設計し、顧客の要求に合わせた最適なシステムを提案します。
3. システム開発: システムの開発を行い、顧客の要求に合わせた機能を実装します。
4. システム導入: システムを導入する際の計画や手順を策定し、顧客がスムーズにシステムを利用できるようにします。
5. システム運用・保守: システムが顧客の業務に合わせて正しく機能するよう、定期的なメンテナンスやアップデートを行い、顧客の要望や問題を解決します。

情報処理コンサルタントは、IT業界だけでなく、金融、製造業、小売業、医療、教育など、あらゆる業界で活躍することができます。
また、個人事業主や中小企業向けの情報システム導入や運用の支援など、様々なサービスを提供することもできます。 情報処理コンサルタントは、常に最新の情報技術を追跡し、顧客に最適な情報処理ソリューションを提供するために努力しています。また、情報セキュリティに関する知識も必要であり、機密性の高い情報を扱う企業や組織においては、情報セキュリティ対策のコンサルティングも行うことがあります。

ＯＡコーディネーターズは

• 多彩なサービス: コンピューターシステムの導入や運用、ネットワーク構築、セキュリティ対策など豊富な経験と知識: 情報処理コンサルタントＯＡコーディネーターズは、多くのプロジェクトに携わり、幅広い業界に対応するために、豊富な経験と知識を有しています。そのため、お客様のニーズに合わせた最適なソリューションを提供することができます。幅広い情報処理に関するコンサルティングサービスを提供しています。
• 安心のサポート体制: トラブル発生時に迅速かつ適切な対応ができるよう、常時サポート体制を整備しています。また、定期的なメンテナンスやアップグレードによって、システムの安定性と信頼性を確保しています。
• 豊富な経験と知識:多くのプロジェクトに携わり、幅広い業界に対応するために、豊富な経験と知識を有しています。そのため、お客様のニーズに合わせた最適なソリューションを提供することができます。
• コストパフォーマンスの高さ:お客様の予算やニーズに合わせたプランを提供しています。そのため、コストパフォーマンスが高く、お客様のビジネスにとって、負担の少ないソリューションを提供することができます。
• カスタマーサポートの充実:お客様からの問い合わせに迅速に対応し、質問や要望に誠実に対応することができます。また、お客様のニーズに合わせてカスタマイズしたサービスを提供することもできます。

以上、ＯＡコーディネーターズは上記サービスを豊富な経験により、バックオフイスの改革・改善の支援を行っています。

業務改善助成金

業務改善助成金の詳細は？
業務改善助成金のパンフレットでもご覧いただけます。