データ連携の基本:CSVファイルを使用するExcelの使い道 csvファイル利用法

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企業を取り巻く環境が変化する中、従来の会計システムの運用方法を変更するなど、会計システムの利用動向にも変化が現れている。2019年7月に実施された会計システムの利用実態調査によると、オンプレミスでの運用が53.8%、クラウドサービスでの運用が21.0%となり、17年の調査と比べてクラウド利用が13.3%から約8%増加。企業規模別で見ると、従業員数10~100人未満の中小企業でのクラウド利用率が最も高い結果(26.4%)となった。
   また現在利用しているシステムに対し、全体的には不満や問題点はないものの、「運用コストが高い(22.2%)」「周辺システムとの連携(14.8%)」「会計業務に手間が掛かる(13.6%)」など、コスト面や業務効率の面で不満を抱えている企業が多く、従業員数1000人以上の大企業では、「周辺システムとの連携(24.8%)」と「税制改正へのスムーズな対応(12.0%)」が強い課題感として表れた。
というような、会計システムの利用動向ですが、これは大中企業におけるものです、小規模企業においては、これらの風潮に惑わされることの無いようにEXCELなど上手に・巧みに使用することをお勧めします。

A.エクセル(Excel)をどのように使用していますか?

エクセル(Excel)をどのように使用していますか?と聞かれたら、何と答えますか、一般的に“表を作成しています”・“ファイル収集”・“情報共有”・“受発注処理”と答える方が多いと思いますが、表のみ(合計、平均・・・グラフなどを含んだもの)を作成していては、Excelの機能を充分使用しているとはいい難いですね。このページではExcelの基本的な使用方法を解説はしていません、このページはcsvファイルを使用して業務効率(受発注処理)を上げる方法を記載しています

このサイトでは、

  1. ワード(Word)とエクセル(Excel)との違い
  2. ワード(Word)とエクセル(Excel)の融合
  3. ワード(Word)とエクセル(Excel)で事務工数半減
  4. ワード(Word)のツールバーを理解する
  5. エクセル(Excel)のツールバーを理解する
  6. 会計処理のデータで在庫管理を行う

のようにワード(Word)からエクセル(Excel)を利用する方法を、いくつか紹介していますので、参考までに参照して下さい。

以降、CSVファイルの利用について記述します、 RPA実現 の第一歩になります。

B.CSVファイルとは

CSVファイルとは、CSV(Comma Separated Value)の略で、「カンマやスペースで値を区切ってデータ表現(作成)されたもの」です、CSVファイルはテキストファイルなので「メモ帳(Windows基本ソフト)」でも取り扱えることができます。

C.エクセルデータをCSVファイルに変換し他のソフトと連結する

エクセルはCSVファイルを処理(入出力する)ことができます
エクセルを利用して請求書を作成している方を、多く見かけますが、下記(図ー1)の納品書は上記  ワード(Word)とエクセル(Excel)で事務工数半減 の方法で作成したシートです、品番と個数を入力するだけ請求金額を計算できる式も定義され、大変便利です。
作成された請求書のデータ(エクセルシート)をCSVファイルに変換して他のソフト(会計ソフトなど)と連結することで業務工数(人的ミス・時間削減・・・)を減らすことができます。
例えば、経理ステムを起動して請求書データとしてCSVファイルを入力(インポート)すると、経理システムでは、請求書データの入力が不要となり、事務工数の削減となります。(経理システムによっては、伝票番号、勘定科目番号などを追加する必要があります。)

D.エクセルデータをCSVファイルに変換する方法

ワードとエクセルで作成した請求書のエクセルデータ(単一シート:xls、xlsx)があるとします。

図-1

図-2 EXCELシ-ト部分

図-2をExcelの「名前を付けて保存」でcsv(カンマ区切り)指定で保存します。(複数シートはNG)(図-3)
保存された内容は下記の様になります。(図ー4)
エクセル納品書

図-3

エクセル請求書

図-4

この状態では、経理ステムでは入力(インポート)できないと思いますので、例えば図-5の様に修正(VBAを使用すると楽です(合計などを削除))します(各経理システムに異なります)

図-5

経理ステムに入力できる、csvファイルの様式(項目及び並び)は経理システムにより異なります。経理システムの仕様書で確認して下さい。
上図から左図の様に変換する作業を、 マクロを作成する(Visual Basic for Application(通称:VBA))ことでcsvファイルへの変換作業は自動化でき、事務作業効率が数倍上がります。

csvファイルを利用して業務を改善する方法は、 会計処理データで在庫管理を行う生産管理システムと会計管理システムとのデータ連携。 FAX受注からWEB受注に切替て上記の納品書などに変換して使用する、など方法があります。
この様に請求書の処理など、毎月、「締め日」が近づくと、こうした業務が急増する。そして、経理部門などのバックオフィスは多忙を極めることになる。これは、多くの企業で毎月繰り広げられている「よくある光景」だろう。しかし、今後もそれが続くとしたら、その企業は働き方改革に失敗したといわれかねない。今、締め日前後の バックオフイス への業務集中は、真っ先に改革すべき対象です。

E.CSVファイルをExcelで入力する方法

上記で作成した、csvファイルを入力する場合は、Excelを起動してから「開く」を行えば 「A」のように、表示されます。
ファイル修飾子がTXT(txt)の場合はExcelを起動してから「開く」をクリックして
「B」、「C」、「D」の順序で行います。結果は「A」と同様になります。
開いた後に、データ追加や表示方法を変更した場合はxlsなどで保存してください。
エクセルシート

図-6

下記は、TXTファイルの時の入力方法です。図-7から図-9はTXTファイルの内容に従い、該当する箇所を指定してください。 テキストファイルウィザード

図-7

テキストファイルウィザード

図-8

テキストファイルウィザード

図-9

完了ボタンをクリックして終わりです。最近はExcelデータを直接会計システムに取り込める(インポート)機能もあります。下記に記述するA、BではCSVファイルを利用するシステムです。

上記に示したEXCEL伝票販売詳細、及び使用中の手書き伝票をEXCELなどに作成いたします、詳しくはExcelbook 伝票ソフトをご覧下さい。

F.既存システムとのデータ共有:効率化

既存システムの入力システムとして利用すると入力作業が効果的に行えます。
既存システム(給与計算システム、受注システムなど)1端末でしか使用できない環境(月額利用料は利用ユーザー数に応じて高くなる。)の企業は多いと思います。Excelファイルを他端末に設定すればデータ共有:効率化が行えます。交通費など本人が作成する事でデータ授受に関する問題はなくなります。この処理を構築することで残業代・光熱費の削減と一石二鳥となります
図―10における「エクスポートとしてCSVファイル作成処理」をEXCEL/VBAで作成します、ご希望の方はお問い合わせ(下段:お問い合わせボタン)下さい。 excelデータ共有

図―10

IT導入補助金の利用

  • 独立行政法人中小企業基盤整備機構(以下「中小機構」という。)が複数年にわたって中小企業・小規模事業者等の生産性向上を継続的に支援する「生産性革命推進事業」内の「IT導入補助金」において、デジタル化基盤導入類型(以下、「本事業」という)を設け、新型コロナウイルス感染症の影響を受けつつも、生産性向上に取り組む中小企業・小規模事業者等を支援するとともに、インボイス制度への対応も見据えつつ、企業間取引のデジタル化を強力に推進するため、「通常枠」よりも補助率を引き上げて優先的に支援する。
  • デジタル化基盤導入枠(デジタル化基盤導入類型):補助額5万円~50万円以下(補助率3/4)、補助額50万円超~350万円(補助率2/3)

デジタル化基盤導入枠(デジタル化基盤導入類型) 利用のお手伝いを行います、下さい。

インボイス制度と電子帳簿保存法

インボイス制度と電子帳簿保存法 インボイス制度と電子帳簿保存法 インボイス制度と電子帳簿保存法を切り離して考えるわけには参りません、なぜなら、消費税課税業者は請求書の様式変更する必要があり、非消費税課税業者は請求書をデジタル化するように求められるからです。
インボイス制度と電子帳簿保存法ご覧下さい。

帳簿などのデジタル化のお手伝い致します。下さい。



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H.CSVファイルを利用したシステム?

H.1.CSVファイルを利用した中小企業共通EDIとは?

中小企業共通EDIとは中小企業取引に最適化・標準化された、簡単・便利・低コストを目指した取引データの企業間交換の仕組み(EDI)であり、当コンソーシアムの参加ベンダーを中心に対応製品・サービスが開発され提供されています。 中小企業共通EDIの3つの特徴・機能

図-11


H.2excelからCSVファイルを作成して請求や給与振り込みに使用できる全銀協CSVファイル(下記)を作成します。

全銀システムとは
ZEDI(全銀EDIシステム)
全銀ネットは、銀行間の内国為替取引をオンライン・リアルタイムで中継するとともに、取引に伴う資金決済を行うための銀行間ネットワークシステム「全国銀行データ通信システム(全銀システム)」を運営しています。全銀システムは、1973年に発足し、その後の内国為替業務の発展や制度への参加銀行の拡大を経て、現在では、わが国のほとんど全ての民間金融機関を網羅しています。

全銀協データフォマット.pdf
1.総合振込、給与振込、賞与振込、2.口座振替と2種類あります。

I.インターネットバンキング

インターネットバンキングを利用してみる。csvファイルは使えませんが、月1・2回の振込なら個人と法人では利用料が異なりますが、個人事業なら個人として利用すると低額あるいは無料(当方は月2回ほどなので「みずほ銀行」で無料です)で行えます。

IT導入補助金が理解できていない、利用方法が分からない。
インボイス対応や電子帳簿保存法の意味が分からない。
業務可視化の必要性や方法などわからず困っている。
RPTの対応方法方法などわからず困っている。
DXの取り組み方法などわからず困っている。
オンプレミス(自社保有型システム)からクラウドへ(SaaS導入)── 「クラウドファースト」や「クラウド・バイ・デフォルト」といった掛け声のもと、クラウドを使用しているが効果が出ていない。
インターネットバンキングわからず困っている。
中小企業共通EDIわからず困っている。
全銀システム導入わからず困っている。
・・・
どこに相談していいか分からない。

業務フロー=業務可視化説明pdfファイル(27ページ)ご希望の方も、下記「お問い合わせ」からご連絡下さい。件名は”業務可視化pdf“としてください。

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