企業が業務に必要な情報を可視化することにより、業務効率化や問題解決を図る取り組みです。業務のフローを明確にして課題点を把握し、必要な改善を行うことができます。また、業務に関する情報が透明化されるため、顧客対応や社内情報共有もスムーズになるというメリットもあります。業務の可視化は今後ますます重要視されていくことが予想されます。 業務最適化の目的は、業務プロセスや業務における課題点やムダを洗い出し、改善することで、業務の効率化や生産性の向上を図ることです。
業務可視化と業務改革は、密接な関係があります。業務可視化は、業務プロセスや課題点を可視化することで、業務改革のための基盤を整えることができます。業務プロセスの可視化により、課題点やムダを見つけ出すことができます。その上で、業務改革の必要性や方向性を見いだし、具体的な改革計画を立てることができます。
業務可視化と業務改革は、互いに補完しあう関係にあります。業務可視化により、業務プロセスや課題点を把握することで、業務改革の具体的な改革計画を立てることができます。一方で、業務改革を行うことで、業務プロセスをより効率的かつ生産性の高いものに変えることができ、業務可視化の精度を向上させることができます。
「業務改革」・「業務改善」(省力化)を実施して業務の効率化を計りたいと考える企業は少なくありません。 何から手を付けてよいのやらと悩むこともあると思います。
業務改革により、コスト削減や効率化が可能となります。例えば、無駄な作業や手順を削減し、生産性を向上させることができます。また、業務プロセスの自動化やITシステムの導入により、人的ミスを減らし、効率化を図ることができます。
業務改革により、品質の向上が可能となります。例えば、品質管理システムの導入や業務プロセスの改善により、品質の均一化や改善が可能となります。
業務改革により、顧客満足度の向上が可能となります。例えば、顧客ニーズに合わせた製品・サービスの提供や、顧客からの問い合わせ対応の迅速化・品質向上などが考えられます。
業務改革により、リスク低減が可能となります。例えば、業務プロセスの再設計や内部統制の強化により、不正行為や誤操作のリスクを低減することができます。
業務改革により、組織の変革や成長が可能となります。例えば、業務プロセスの見直しにより、新たな事業展開や新規顧客の獲得が可能となる場合があります。また、組織の成長に必要な人材の育成や組織風土の改善にもつながります。
以上のように、業務改革は、企業の持続的な成長や競争力を維持するために必要不可欠なものです。
2018年版中小企業白書・小規模企業白書概要ではIT導入等を行う上でも、業務プロセス(業務フロー)の見直しは「生産性向上の大前提」となっています。上記資料は5年ほど前のものですが、現在、業務プロセス(業務フロー)の見直しはが高まっています。不要業務や重複業務の見直し及び業務の簡素化を行うことで、従業員に余剰時間が生まれ、業務負担の軽減に寄与するものと推察される。さらに、業務の見える化により、今まで継続してきてはいたものの実は形骸化していたような不要業務の発見等につながっているものと考えられる。社内で属人化している業務等についてマニュアル化を行うことで、誰でも手法を学び、その業務に対応できる人材を増やすことにつながるものと考えられる。また、不要業務や重複業務の見直し及び業務の簡素化を行うことで、従業員に余剰時間が生まれ、業務負担の軽減に寄与するものと推察される。さらに、業務の見える化により、今まで継続してきてはいたものの実は形骸化していたような不要業務の発見等につながります。
図―1
図ー2の「受注」ブロックでは、以下について整理してみる。
フローのみではなく、項目を羅列し伝票類との関連性などを表に表現します。(この作業は、b.の作業として行うのが良い)
図―2
上記(図ー2)を考慮した情報処理システムの概要は
図―3
、図―4の参考資料ダウンロード
生産管理システムを導入することにしても、簡単な取組として、ワード(Word)とエクセル(Excel)で事務工数半減(請求書データから売掛金データに変換)にトライしてみる、あるいは、情報(データ)の共有化を行い、事務工数の半減を行うことも可能です、下記をご覧ください。
会計処理データで在庫管理を行うや
生産管理システムと会計管理システムとのデータ連携。など方法があります。
よく見られる傾向として、各部門の要求に従うがまま、継ぎ接ぎだらけのシステムを構築しても、ただの「業務のコンピュータ化(自動化)」であり、「IT」化とは言えません。
「ワークフロー」は「ワークフローシステム」と混同されて使用される方もいます、「業務フロー」をカタカナ語が
好きなSEが使用することもあるようです。
「ワークフローシステム」はコンピュータシステムです、内容は「業務フロー」をコンピュータ上に定義して各業務プロセスを管理するシステムです。このようなシステムは高額で、小規模企業には不向きです、「ワークフローシステム」を使用してメリットがあるのは、300人以上従業員がいて、部署も5か所以上ほどですと効果があるでしょう。
図―5
図―4をべ-スに情報処理システムの導入のステップは表―1のようになります
ビジネス用アプリ導入支援の全体像 | ||
お客様のステップ | 弊社のアクション | 1 | 【見える化】現状・問題の見える化と課題の特定を行う。 |
●お困りごとの見える化 お客様の抱えるお困りごとがビジネス用アプリで解決可能かどうかを確認していく。 |
2 | ●現状の課題の見える化 お客様の課題を明確にするため、お客様の業務の現状を確認する。お困りごとに関連した業務の詳細と業務量を把握し、また、業務のどのような点に負担を感じているかを明確化する。 |
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3 | ●現状のIT利用状況の見える化 お客様にあったビジネス用アプリの要件を整理するため、事業者のIT利用レベルを確認する。パソコンの台数や利用スキル、ネットワークの状況、現状利用しているシステムを明らかにする。 |
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4 | 【導入する】 ビジネス用アプリを解決策として導入する。 参考: 中小企業・小規模事業者のニーズにあったビジネスアプリの情報を紹介 |
●有効性の高いビジネス用アプリを探す
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5 | ●ビジネス用アプリの提示 ビジネス用アプリの基本情報を比較した後、実際に試用する。無料で試用できるものを優先的に促すことで、使い易さや機能・導入の負担を確認できる。提供事業者の導入サポート体制についても確認し、最終的にビジネス用アプリ を選定してもらう。 |
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6 | ●フォローアップ ビジネス用アプリが実際に課題解決に寄与しているかを評価する。 |
表―1
図―6
図―7
デジタル化基盤導入枠(デジタル化基盤導入類型)
利用のお手伝いをします、下さい。
経済産業省は2020年12月、「DXレポート2 中間とりまとめ(概要)」を公表した。それによると、回答企業約500社のうち95%の企業がDX(デジタルトランスフォーメーション)に「まったく取り組めていない」か「散発的な実施にとどまっている」状況にあるという。さらに同レポートでは、企業が直ちに取り組むべきアクションの1つとして「業務プロセスのデジタル化」を挙げた。 とはいえ、個々の手作業をデジタル化・自動化しても、それは部分最適にすぎない。重要なことは、組織横断型、そして取引先まで含めた業務プロセス全体のデジタル化だ。そこで不可欠なのが、BPM(Business Process Management)である。これは、上記に記載したように業務処理の流れを可視化し、問題点の分析と改善を繰り返し行うことで業務プロセス全体を最適化していく事が重要です。
DXを実現していく上では、デジタル技術を活用してビジネスをどのように変革するかについての経営戦略や経営者による強いコミットメント、それを実行する上でのマインドセットの変革を含めた企業組織内の仕組みや体制の構築等が不可欠である。
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