業務改革・「業務改善」、それは【業務フローの作成】というプロセスです。

「業務の可視化」とは

企業が業務に必要な情報を可視化することにより、業務効率化や問題解決を図る取り組みです。業務のフローを明確にして課題点を把握し、必要な改善を行うことができます。また、業務に関する情報が透明化されるため、顧客対応や社内情報共有もスムーズになるというメリットもあります。業務の可視化は今後ますます重要視されていくことが予想されます。 業務最適化の目的は、業務プロセスや業務における課題点やムダを洗い出し、改善することで、業務の効率化や生産性の向上を図ることです。

Ａ．業務可視化の目的

1. 業務プロセスやデータ、情報を把握しやすくすること 業務プロセスやデータ、情報をビジュアル化することで、把握しやすくすることができます。これにより、業務の進捗状況や課題点を素早く把握し、改善につなげることができます。
2. 業務改善のための課題点の発見や問題解決を行うこと
3. 業務プロセスやデータ、情報を可視化することで、問題点や改善点を見つけやすくなります。業務改善のために必要な課題点を発見し、問題解決のための改善策を検討することができます。
4. 業務のスピードアップや効率化を行うこと 業務プロセスを可視化することで、業務の全体像を把握しやすくなります。そのため、業務のスピードアップや効率化につながる改善点を見つけ出し、業務プロセスの最適化を図ることができます。
5. 業務における情報共有やコミュニケーションの改善を行うこと 業務プロセスやデータ、情報を可視化することで、業務に関する情報共有やコミュニケーションが改善されます。全体像を共有することで、意思決定や問題解決がスムーズになり、業務の効率化につながることが期待されます。

Ｂ．業務可視化と業務改革

業務可視化と業務改革は、密接な関係があります。業務可視化は、業務プロセスや課題点を可視化することで、業務改革のための基盤を整えることができます。業務プロセスの可視化により、課題点やムダを見つけ出すことができます。その上で、業務改革の必要性や方向性を見いだし、具体的な改革計画を立てることができます。

1. 業務可視化は、業務の見える化を図ることで、業務プロセスの把握や改善点の洗い出しを行う手法です。業務プロセスの可視化には、フローチャートやプロセスマップ、KPIダッシュボードなどが利用されます。これらのツールを用いて、業務プロセスの全体像を把握することができ、業務プロセスにおける問題点やムダを発見することができます。
2. 一方、業務改革は、業務プロセスや業務における課題点やムダを改善し、効率的かつ生産性の高い業務を実現することを目的とした改革です。業務改革には、業務プロセスの再設計、ITシステムの導入・改善、業務フローの見直し、組織の再編成など、様々な手法があります。業務改革を行うことで、業務の生産性や品質を向上させ、組織の競争力を高めることができます。

業務可視化と業務改革は、互いに補完しあう関係にあります。業務可視化により、業務プロセスや課題点を把握することで、業務改革の具体的な改革計画を立てることができます。一方で、業務改革を行うことで、業務プロセスをより効率的かつ生産性の高いものに変えることができ、業務可視化の精度を向上させることができます。

Ｃ．業務改革の背景

「業務改革」・「業務改善」（省力化）を実施して業務の効率化を計りたいと考える企業は少なくありません。 何から手を付けてよいのやらと悩むこともあると思います。

1. 各業務を整理して、どのように毎日発生する情報（伝票など）を、誰が、誰に渡しているかを整理することで、自社の業務内容が見えてきます、悩むことは有りません、以下の手順を実行してみて下さい。
2. 各業務を整理して、どのように毎日発生する情報（伝票など）を、誰が、誰に渡しているかを整理することで、自社の業務内容が見えてきます。
3. 互いの要求や課題、不満要素などを明らかにし、皆が納得できる妥協点や 方策を見つけ出す方法として、さらに従業員が働きやすい職場を目指す。

Ｄ．業務改革の必要性

1. コスト削減や効率化

   業務改革により、コスト削減や効率化が可能となります。例えば、無駄な作業や手順を削減し、生産性を向上させることができます。また、業務プロセスの自動化やITシステムの導入により、人的ミスを減らし、効率化を図ることができます。

2. 品質向上

   業務改革により、品質の向上が可能となります。例えば、品質管理システムの導入や業務プロセスの改善により、品質の均一化や改善が可能となります。

3. 顧客満足度の向上

   業務改革により、顧客満足度の向上が可能となります。例えば、顧客ニーズに合わせた製品・サービスの提供や、顧客からの問い合わせ対応の迅速化・品質向上などが考えられます。

4. リスク低減

   業務改革により、リスク低減が可能となります。例えば、業務プロセスの再設計や内部統制の強化により、不正行為や誤操作のリスクを低減することができます。

5. 組織の変革や成長

   業務改革により、組織の変革や成長が可能となります。例えば、業務プロセスの見直しにより、新たな事業展開や新規顧客の獲得が可能となる場合があります。また、組織の成長に必要な人材の育成や組織風土の改善にもつながります。

以上のように、業務改革は、企業の持続的な成長や競争力を維持するために必要不可欠なものです。

業務可視化は、【業務フローの作成】から始まる。

2018年版中小企業白書・小規模企業白書概要ではIT導入等を行う上でも、業務プロセス（業務フロー）の見直しは「生産性向上の大前提」となっています。上記資料は５年ほど前のものですが、現在、業務プロセス（業務フロー）の見直しはが高まっています。不要業務や重複業務の見直し及び業務の簡素化を行うことで、従業員に余剰時間が生まれ、業務負担の軽減に寄与するものと推察される。さらに、業務の見える化により、今まで継続してきてはいたものの実は形骸化していたような不要業務の発見等につながっているものと考えられる。社内で属人化している業務等についてマニュアル化を行うことで、誰でも手法を学び、その業務に対応できる人材を増やすことにつながるものと考えられる。また、不要業務や重複業務の見直し及び業務の簡素化を行うことで、従業員に余剰時間が生まれ、業務負担の軽減に寄与するものと推察される。さらに、業務の見える化により、今まで継続してきてはいたものの実は形骸化していたような不要業務の発見等につながります。

図―１

【業務フローの作成】

Ａ．業務フローの作成の手順・検討・改善

【ａ．業務フローの作成：洗い出し】

1. 大きな方眼紙などを用意する。
2. 業務で使用している、伝票、帳票を整理する。
3. 業務の流れに沿って部署ごとに伝票、帳票を並べてみる。
4. 伝票、帳票で使用されている項目を列挙してみる。＊Excelなどを使用して。

【b．業務フローの検討・改善】（見つける、追究する）

1. 項目名は同じだが内容が異なってはいないか？（a.３のデータを利用して）
2. 逆に、内容が同じだが項目名は異なっていないか？
3. 伝票、帳票が業務（部署・人）の流れに沿って流れているか？
4. 伝票、帳票は情報の発生源で作成されているか？
5. 人的要素にムダな箇所はないか？
6. 担当者毎に異なる作業方法で行われていないか？
7. 作業を簡素化できないか？
8. 「項目名」に“その他”はありますか？“その他”という項目は排除しましょう。常に使用しているならば、使用内容に合った「項目名」にしましょう。

【c．業務フローの作成のヒント】

図ー２の「受注」ブロックでは、以下について整理してみる。

1. 「受注情報」の種類はＦＡＸ・メール・ＷＥＢ？誰が行ない、どのように保存するのか？
2. 「生産情報」は誰が作成し、どのように他部署へ伝達
3. 「生産情報」の形態は、紙・掲示板・電子デバイス・・・

【ｄ．業務・項目偏移図を作成する】

フローのみではなく、項目を羅列し伝票類との関連性などを表に表現します。（この作業は、b．の作業として行うのが良い）

【e．業務フローの作成効果】

1. 業務効率化による生産性向上、業務処理コスト削減。
2. 業務調査・可視化を通じて業務上の課題を明らかにします。
3. 課題解決の過程で業務処理方法の標準化・ビジネスルール策定などにより変化に強い透明度の高い業務プロセスを構築できます。
4. 属人化した業務を抽出して平準化することで、誰もが業務を遂行できるようになる。
5. 属人化の原因から、制度やルール、運用を見直すことができる。
6. 予め業務プロセスに潜むリスクを把握できるので、優先的に解決策を検討できる。
7. 全ての業務内容を挙げることで、システム導入時の要件が明確になる
8. 人事配置や人材育成などのタレントマネジメントを的確に行え、業務を最適化できる。
9. 業務のムリ・ムダ・ムラを排除できるので、コスト削減や業務の効率化に繋がる。
10. 顧客ニーズとマッチする業務に注力でき、顧客満足度の向上が図れる。

Ｂ．情報処理システムの導入を検討してみる】（立案する、実行する、評価する）

図―２

1. 発注書（web、FAX、電話、メール…）から 在庫を確認して生産計画を作る。
2. 材料発注の手配（メール、電話、ＦＡＸ）をして 入力作業を行う。
3. 出荷票作成、請求書作成・・・１から４までにどの程度、人数と費やしているでしょうか？
4. 人員不足の懸念もあって、無駄な人員・工数について検討することが重要です。

a．情報処理システムの導入を検討してみる

1. 生産管理システム を導入すると、見積・受注・発注・仕入・生産・売上・会計まで システムが一元管理してくれます。　
2. 「設計」→「生産」→「営業」 →「経理」：一気通貫で改革を推し進めることで短期間で大きな改善効果を得ることができます。
3. 生産（もの作り）が優先され、情報処理システムなどは、なくてもいいと思われている企業が多いように思われます。しかしながら、情報処理システムを導入することで業務（受注から請求・経理）の改善が行えます。

ｂ．図―２を基に情報処理システムを検討する

1. データ入力の工数を意識したシステム（データ連携）。
2. 製品情報、顧客情報は、どの業務においても同一とする（データ共有）。

上記をシステム要件の主として、下記要件とする

1. ・・データのX:Yは会社データ（会社ＮＯ）、製品データ（製品ＮＯ）を引用。
2. 出荷データは受注データを引用し、出荷数を入荷、全納品か一部納品を可能とする。
3. 請求データは出荷データを引用し、請求額入力・請求先ごとに集約できるなどの機能を可能とする。
4. 生産計画に基づき在庫情報を基に不足分のみを発注する。
5. 入荷データは発注データを引用し、不足分など確認できる機能を可能とする。
6. 支払データは入荷データを引用し、支払入力・支払先ごとに集約できるなどの機能を可能とする。
7. 受注データは請求データまで引き継がれる事、発注データは支払いデータまで引き継げられること事が重要です。（入力コストの軽減、人的ミス削減）
8. CSVファイル利用ができるシステムが重要です。

【情報処理システムの概要】

上記（図ー２）を考慮した情報処理システムの概要は

図―３

、図―４の参考資料ダウンロード
生産管理システムを導入することにしても、簡単な取組として、ワード（Word）とエクセル（Excel）で事務工数半減（請求書データから売掛金データに変換）にトライしてみる、あるいは、情報（データ）の共有化を行い、事務工数の半減を行うことも可能です、下記をご覧ください。
会計処理データで在庫管理を行うや 生産管理システムと会計管理システムとのデータ連携。など方法があります。
よく見られる傾向として、各部門の要求に従うがまま、継ぎ接ぎだらけのシステムを構築しても、ただの「業務のコンピュータ化（自動化）」であり、「ＩＴ」化とは言えません。

業務フローの作成、情報処理システム導入については下さい。

「ワークフロー」と「業務フロー」は違います

「ワークフロー」は「ワークフローシステム」と混同されて使用される方もいます、「業務フロー」をカタカナ語が 好きなＳＥが使用することもあるようです。
「ワークフローシステム」はコンピュータシステムです、内容は「業務フロー」をコンピュータ上に定義して各業務プロセスを管理するシステムです。このようなシステムは高額で、小規模企業には不向きです、「ワークフローシステム」を使用してメリットがあるのは、300人以上従業員がいて、部署も5か所以上ほどですと効果があるでしょう。

情報処理システムの導入は

図―５

図―４をべ－スに情報処理システムの導入のステップは表―１のようになります

ビジネス用アプリ導入支援の全体像
お客様のステップ		弊社のアクション
１	【見える化】現状・問題の見える化と課題の特定を行う。 このページ内容を実施することで解決します。上記作業を５万（事業規模によります）からお受けしております。メールでお願いいたします。	●お困りごとの見える化 お客様の抱えるお困りごとがビジネス用アプリで解決可能かどうかを確認していく。
２		●現状の課題の見える化 お客様の課題を明確にするため、お客様の業務の現状を確認する。お困りごとに関連した業務の詳細と業務量を把握し、また、業務のどのような点に負担を感じているかを明確化する。
３		●現状のＩＴ利用状況の見える化 お客様にあったビジネス用アプリの要件を整理するため、事業者のＩＴ利用レベルを確認する。パソコンの台数や利用スキル、ネットワークの状況、現状利用しているシステムを明らかにする。
４	【導入する】 ビジネス用アプリを解決策として導入する。 参考： 中小企業・小規模事業者のニーズにあったビジネスアプリの情報を紹介	●有効性の高いビジネス用アプリを探す ビジネス用アプリ提供事業者のＨＰに記載されている機能や導入必要な機器等を確認 ビジネス用アプリ提供事業者に対し、課題が解決可能かどうか質問等を行う 見積作成を依頼、以上の手順で、小規模事業者にあった有用性の高いビジネス用アプリを比較・検討する。
５		●ビジネス用アプリの提示 ビジネス用アプリの基本情報を比較した後、実際に試用する。無料で試用できるものを優先的に促すことで、使い易さや機能・導入の負担を確認できる。提供事業者の導入サポート体制についても確認し、最終的にビジネス用アプリ を選定してもらう。
６		●フォローアップ ビジネス用アプリが実際に課題解決に寄与しているかを評価する。

表―1

図―６

IT導入補助金の利用を検討する

図―７

• 独立行政法人中小企業基盤整備機構（以下「中小機構」という。）が複数年にわたって中小企業・小規模事業者等の生産性向上を継続的に支援する「生産性革命推進事業」内の「ＩＴ導入補助金」において、デジタル化基盤導入類型（以下、「本事業」という）を設け、新型コロナウイルス感染症の影響を受けつつも、生産性向上に取り組む中小企業・小規模事業者等を支援するとともに、インボイス制度への対応も見据えつつ、企業間取引のデジタル化を強力に推進するため、「通常枠」よりも補助率を引き上げて優先的に支援する。
• デジタル化基盤導入枠（デジタル化基盤導入類型）：補助額5万円～50万円以下（補助率3/4）、補助額50万円超～350万円（補助率2/3）

デジタル化基盤導入枠（デジタル化基盤導入類型) 利用のお手伝いをします、下さい。

ＤＸ（Digital Transformation：デジタルトランスフォーメーション：）について

経済産業省は2020年12月、「DXレポート2　中間とりまとめ（概要）」を公表した。それによると、回答企業約500社のうち95％の企業がDX（デジタルトランスフォーメーション）に「まったく取り組めていない」か「散発的な実施にとどまっている」状況にあるという。さらに同レポートでは、企業が直ちに取り組むべきアクションの1つとして「業務プロセスのデジタル化」を挙げた。　とはいえ、個々の手作業をデジタル化・自動化しても、それは部分最適にすぎない。重要なことは、組織横断型、そして取引先まで含めた業務プロセス全体のデジタル化だ。そこで不可欠なのが、BPM（Business Process Management）である。これは、上記に記載したように業務処理の流れを可視化し、問題点の分析と改善を繰り返し行うことで業務プロセス全体を最適化していく事が重要です。
DXを実現していく上では、デジタル技術を活用してビジネスをどのように変革するかについての経営戦略や経営者による強いコミットメント、それを実行する上でのマインドセットの変革を含めた企業組織内の仕組みや体制の構築等が不可欠である。

1. デジタルトランスフォーメーション：ＤＸ
2. 続：デジタルトランスフォーメーション：ＤＸ
3. やらねばデジタルトランスフォーメーション

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