超簡単！情報整理の方法 ：電帳法対応

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“このデータ すぐ出して”急な依頼に対応できますか？リモートワークの導入も進んできましたが、データの共有をしたとしても、データが整理できていなくては、使いたいデータが見つけにくくては、つまらない時間を浪費してしまいます。下記の方法でデータ（資料）保存を行えば、データの共有もスム－スに行えます。
下記においては、個別のパソコン上に構築方法を示していますが、個別のパソコン上ではなく、クラウド上に例えば、Google ドキュメント（クラウド上に）などに構築することで社内の情報を探す時間を削減でき、生産性向上につながります。そして 電子帳簿保存法に対応することができます。
定期的な情報整理と適切な保存方法の実践は、情報の管理において重要な役割を果たす。情報の保存方法は、フォルダー分けやタグ付け、デジタルストレージの利用などがある。保存方法を統一し、情報の保管場所を明確にすることで、情報の取り扱いが容易になります。
さらに、定期的な整理と適切な保存方法を実践することで、情報の管理が容易になる。
情報整理は仕事や生活において必要不可欠なスキルであり、整理する対象を明確にし、分類方法を適切に選択することが重要です。

作成資料の保存は

題名にもあるように、パソコンを使用して、OFFICEソフト（Word、Excel）で資料を作成している方は多いと思いますが作成した、資料はどの様に保存しているのでしょう？
直接「ドキュメント」フォルダー保存してはいませんか？まずは該当資料に適合した「フォルダー」を「ドキュメント」フォルダー内に作成しましょう。「フォルダー」を情報構造に合わせて作成して情報整理を行いましょう。

新しいフォルダーを作るには

1. 「エクスプローラ」を開きます
2. 新しいフォルダーを作る場所を指定します、例えば、「ドキュメント」内に作る時はを「ドキュメント」をクリックします。
3. 上段にある「新しいフォルダー」クリックします。
   

   図―１

4. 「新しいフォルダー」というのが、その場所（この場合は「ドキュメント」）の最下段にできます。
   

   図―２

5. “新しいフォルダー”という名前を上書きして、適時な名前に変更する

フォルダーは、自分の解りやすいように作成することで、作成した資料が探しやすくなります。 さらに、フォルダーを構造化（階層化）すると、“なんの、何々で、なんの？”という事もわかるようになります。
下図は会議録：新製品開発でディスプレイ、パソコンの会議録があることが、明確になります。

図―３

新しい資料を作成した時には、該当するフォルダーに保存する事、該当するフォルダーがない時は、フォルダーを作成してから保存する事。（保存する画面には“新しいフォルダーの作成”ボタンを使用する）

さらに、進歩して

フォルダーを構造化（階層化）すると、「エクスプローラ」では一目瞭然で資料を探すやすくなりますが、いちいち「エクスプローラ」を開くのは面倒だと思う方も多いと思います、そのような方は、目次資料を作成しましょう。
目次資料の作成はWordでもExcelでも作成できます。

Wordで目次資料を作るには

1. Wordで「新規」で「白紙の文書」を開く
2. これまで作成した、文書名を1行毎に入力する
3. 文書名に「リンク」を挿入する
1. 該当する文書名を選択して、左クリックして「ハイパーリンク」を選択する。
   

   図―４

2. 「ハイパーリンク」指定画面で該当の文書を指定する。（下図参照）
3. 「検索先（L）」で前述作成したホルダーを指定して該当資料をクリックする。
4. 該当資料がExcelでも指定できます。
4. 上記の要領で順次目次を作成します。

図―５

作成した目次ファイルをデスクトップに置いておくと、資料を探す手間もなくなります。

上記の例題を右側にある「情報処理を理解する」を例にGoogleドライブに作成しました。（リンク先は変更する必要が）
Excelシート：
Word：

電子帳簿保存法について

• 小規模事業者（2年前の売上が1,000万円以下）には猶予ではなく恒久的な救済措置があります。
• ファイルが検索できる形でなくてもよい
• 事務処理規定 を備えておけば電子データをそのまま保存しておくだけでよい（スタンプやシステム不要） 事務処理規定ご希望の方は、下記「お問い合わせ」から件名を「事務処理規定」としてお申し付けください。
• 帳票のデジタル化とスキャンについて
  帳票のデジタル化の一つとして、帳票印刷時に「プリンター名」に、“ＰＤＦに変換”あるいは“Microsoft Print to PDF”とする。（ＯＳあるいはプリンターにより異なりますが）
• コピーできるプリンターならばＰＤＦに変換できます（機種例： A4対応 カラーインクジェット複合機 Colorio(カラリオ) EW-M530F

Zoom（オンライン会議対応）ができるパソコン

Zoom（オンライン会議対応）のソフト＆パソコンの仕様

• zoom
• meet
• mTeams

パソコンの仕様はノートパソコンの場合

• スピーカー/マイク：ステレオスピーカー内蔵/デジタル（クワッド）マイク内蔵（デジタルマイクの音声は、スピーカーおよびヘッドホン・ラインアウト兼用端子から直接出力できない製品もありますません。）
  
• Webカメラ：フルHD Webカメラ内蔵（有効画素数 約207万画素）Windows Hello対応
• が必要です。

ランバーサポート（腰枕・背もたれ・人間工学・姿勢矯正・椅子用・車・テレワーク） オフィスチェアやダイニングチェアなどに取り付けできるランバーサポート。立体的に動くランバーサポートが、背中に合わせてぴったりフィット。メッシュ生地のカバーは取り外して丸洗い可能。お手持ちのチェアの座り心地がワンランクアップします。【WEB限定商品希望小売価格：オープン価格販売価格： ￥3,480(税込)

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IT導入補助金が理解できていない、利用方法が分からない。

インボイス対応や電子帳簿保存法の意味が分からない。

業務可視化の必要性や方法などわからず困っている。

RPTの対応方法方法などわからず困っている。

DXの取り組み方法などわからず困っている。

オンプレミス（自社保有型システム）からクラウドへ（SaaS導入）── 「クラウドファースト」や「クラウド・バイ・デフォルト」といった掛け声のもと、クラウドを使用しているが効果が出ていない。

・・・

どこに相談していいか分からない。

業務フロー＝業務可視化説明pdfファイル（27ページ）ご希望の方も、下記「お問い合わせ」からご連絡下さい。件名は”業務可視化pdf“としてください。