ワード(Word)とエクセル(Excel)で事務工数半減


「コストセンター(コストは集計されるものの利益は集計されない部門のことを言う)」、「バックオフィス」などと言われる管理(経理)部門においても、徹底的に効率化を進めることで、より付加価値の高い仕事が可能とななります。といって、早急に事務効率化システム(ソリューション)を導入しても、その効果がすぐに現れません。いきなり高価なシステムを導入せずに、使用しているMicrosoft Officeを使用して事務工数半減(作業時間のスピ-ドアップ)を行いましょう。 このサイトでは、文書作成効率化の為に下記のページを作成しています。
勤怠や有給休暇の確認・承認、出張費や交通費の精算、請求書の処理……。毎月、「締め日」が近づくと、こうした業務が急増する。そして、人事・総務部門などのバックオフィスは多忙を極めることになる。これは、多くの企業で毎月繰り広げられている「よくある光景」だろう。しかし、今後もそれが続くとしたら、その企業は働き方改革に失敗したといわれかねない。今、締め日前後のバックオフィスへの業務集中は、真っ先に改革すべき対象なのである。

上記を理解した上で、実用的なシステムを作成してみましょう(出荷情報による、請求書の作成)、例えば、製造業の 情報の流れを下図の様に捉えてみましょう。


上図において、出荷情報は受注情報から作成するのが、本筋ですが、受注情報、生産情報、製品情報は企業によって様々な作成方法があるので、ここでは、出荷情報と請求情報は、ほぼ同等と考えられるので、出荷情報と請求情報を連結してWordとExcelで作成する方法を示します。FAX受注ではなくWEB受注を行っている企業においてはWEB受注データを使用すれば、下記の基本的なExcelシートは簡単に作成できます。

出荷情報について

通常、出荷情報は「納品書」として、作成されます、赤枠内がExcelで作成し、オブジェクトとして挿入した部分です。
参照するExcelbookには、該当月の明細シート「1gatu」と品番の情報を示す「mas」というシートが含まれています。

  1. 納品書の外枠をWordで作成
  2. Excelで納品する製品の詳細を部分を作成
  3. Excelを挿入
  4. 次月以降は、Excel部分右クリックして「open」を左クリックする
  5. 明細シート「1gatu」コピーして「2gatu」とする
  6. 「2gatu」に当月データを入力する

請求情報について

通常、請求情報は「納品書」と同様なので同じExcelデータを使用します作成方法は「出荷情報」と同じです。
出荷情報と請求情報が異なる場合は、出荷情報をコピーして請求情報として作成します。このように、「出荷情報」を「請求情報」として使用することで事務工数は半減します。
請求書の発行を行ったら、入金確認も必要となります。経理システムを使用している企業は、「請求情報」をExcelファイルあるいは、CSVファイルに変換して経理システムの「売掛金」の入力データとしても利用できます。このようにデータ連携をおこなうことにより入力ミスが発生するリスクも低くなります。
CSVファイルの作成については、 CSVファイルと経理システムの詳細へ

この様な処理を行うと工程時間の減少となり、厚生労働省:~最低賃金の引上げに向けて~ 生産性向上の事例集(8ペ-ジ)に該当します

補足

ワード(Word)とエクセル(Excel)を使用してシステムアップを行う

運送業の場合

  1. お客様からの注文を電話やFAXで受注
  2. 受注情報を予定表(=運行管理表)に手書きで記載し、これを元に陸送代行を実施。
  3. 予定表を元に毎日、請書(実施報告)をデータ作成し、お客様にデータ等で送付。
  4. 月次では、毎月請求書を発行している(全体で約100通となり、顧客毎に締め日が違う)のですが、営業所ごとに”案件明細を手入力”しています。
  5. ドライバー毎に報酬配分をするための支払明細を作成する
  6. 請求書と支払明細情報を集計・チェックし、会計ソフトに入力し会計事務所に送付して試算表や決算に使用。

課題

③④⑤も細かい作業で、事務担当が入力しますが社長もチェックしないといけません。また⑥では、 社長の毎月の作業は10時間ほどになり、営業や事業活動にも影響しています。②で予定表を作る時点で電子化すれば事務作業を効率化出来ると思慮していますが、複数人で運行管理(予定表作成)をしていることや顧客(営業所ごと)向けの請求書や請求書、支払明細、会計ソフトに入力するための集計をいかに効率化するかが課題です。

解決策:IT導入補助金の利用を検討する

  1. FAX受注の内容は、スキャン(プリンター、あるいはFAXを利用する)してデジタルデータに変換(テキスト:txt):データ1とする。
  2. データ1をExcelで入力する:人力工数と人的ミス削減効果があります。:データ2とする。
  3. 顧客コード、営業所コードをデータ2に付加します。
  4. データ2をCSVファイルに変換して会計ソフトにインポートする(Excel使い道1:CSVファイルを使用するを参照して下さい):人力工数と人的ミス削減効果があります。
  5. 以上で人力工数と人的ミスは半減します。