超簡単!情報整理の方法 (但し、パソコンとOFFICEを使用)

作成資料の保存

題名にもあるように、パソコンを使用して、OFFICEソフト(Word、Excel)で資料を作成している方は多いと思いますが作成した、資料はどの様に保存しているのでしょう?
直接「ドキュメント」フォルダー保存してはいませんか?まずは該当資料に適合した「フォルダー」を作成して、「フォルダー」の構成により情報整理を行いましょう。

新しいフォルダーを作るには

  1. 「エクスプローラ」を開きます
  2. 新しいフォルダーを作る場所を指定します、例えば、「ドキュメント」内に作る時はを「ドキュメント」をクリックします。
  3. 上段にある「新しいフォルダー」クリックします。
  4. 「新しいフォルダー」というのが、その場所(この場合は「ドキュメント」)の最下段にできます。
  5. “新しいフォルダー”という名前を上書きして、適時な名前に変更する

フォルダーは、自分の解りやすいように作成することで、作成した資料が探しやすくなります。 さらに、フォルダーを階層に作ると、“なんの、何々で、なんの?”という事もわかるようになります。
下図は会議録:新製品開発でディスプレイ、パソコンの会議録があることが、明確になります。

新しい資料を作成した時には、該当するフォルダーに保存する事、該当するフォルダーがない時は、フォルダーを作成してから保存する事。(保存する画面には“新しいフォルダーの作成”ボタンを使用する)

さらに、進歩して

フォルダーを階層化すると、「エクスプローラ」では一目瞭然で資料を探すやすくなりますが、いちいち「エクスプローラ」を開くのは面倒だと思う方も多いと思います、そのような方は、目次資料を作成しましょう
目次資料の作成はWordでもExcelでも作成できます

Wordで目次資料を作るには

  1. Wordで「新規」で「白紙の文書」を開く
  2. これまで作成した、文書名を1行毎に入力する
  3. 文書名に「リンク」を挿入する
    1. 該当する文書名を選択して、左クリックして「ハイパーリンク」を選択する。
    2. 「ハイパーリンク」指定画面で該当の文書を指定する。(下図参照)
    3. 「検索先(L)」で前述作成したホルダーを指定して該当資料をクリックする
    4. 該当資料がExcelでも指定できます。
  4. 上記の要領で順次目次を作成します。
  5. 作成した目次ファイルをデスクトップに置いておくと、資料を探す手間もなくなります。