作成資料の保存
題名にもあるように、パソコンを使用して、OFFICEソフト（Word、Excel）で資料を作成している方は多いと思いますが作成した、資料はどの様に保存しているのでしょう？
直接「ドキュメント」フォルダー保存してはいませんか？まずは該当資料に適合した「フォルダー」を作成して、「フォルダー」の構成により情報整理を行いましょう。
新しいフォルダーを作るには
- 「エクスプローラ」を開きます
- 新しいフォルダーを作る場所を指定します、例えば、「ドキュメント」内に作る時はを「ドキュメント」をクリックします。
- 上段にある「新しいフォルダー」クリックします。
- 「新しいフォルダー」というのが、その場所（この場合は「ドキュメント」）の最下段にできます。
- “新しいフォルダー”という名前を上書きして、適時な名前に変更する
フォルダーは、自分の解りやすいように作成することで、作成した資料が探しやすくなります。
さらに、フォルダーを階層に作ると、“なんの、何々で、なんの？”という事もわかるようになります。
下図は会議録：新製品開発でディスプレイ、パソコンの会議録があることが、明確になります。
新しい資料を作成した時には、該当するフォルダーに保存する事、該当するフォルダーがない時は、フォルダーを作成してから保存する事。（保存する画面には“新しいフォルダーの作成”ボタンを使用する）
さらに、進歩して
フォルダーを階層化すると、「エクスプローラ」では一目瞭然で資料を探すやすくなりますが、いちいち「エクスプローラ」を開くのは面倒だと思う方も多いと思います、そのような方は、目次資料を作成しましょう目次資料の作成はWordでもExcelでも作成できます
Wordで目次資料を作るには
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- Wordで「新規」で「白紙の文書」を開く
- これまで作成した、文書名を1行毎に入力する
- 文書名に「リンク」を挿入する
- 該当する文書名を選択して、左クリックして「ハイパーリンク」を選択する。
- 「ハイパーリンク」指定画面で該当の文書を指定する。（下図参照）
- 「検索先（L）」で前述作成したホルダーを指定して該当資料をクリックする
- 該当資料がExcelでも指定できます。
- 上記の要領で順次目次を作成します。
- 作成した目次ファイルをデスクトップに置いておくと、資料を探す手間もなくなります。
