超簡単!情報整理の方法 (但し、パソコンを使用)

「業務改革:業務フローを作ってみよう 務効率化におけるデジタル化応援 会計処理データで在庫管理を行う 生産管理システムと会計管理システムとのデータ連携。 デジタル化実例:工数激減! Officeの利用  OACブログ 
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リモートワークの導入も進んできましたが、データの共有をしたとして、データが整理できていなくては、使いたいデータが見つけにくくては、つまらない時間を浪費してしまいます。下記の方法でデータ(資料)保存を行えば、データの共有もスム-スに行えます。
下記においては、個別のパソコン上に構築方法を示していますが、個別のパソコン上ではなく、クラウド上に例えば、Google ドキュメント(クラウド上に)などに構築することをお勧めします。

作成資料の保存は

題名にもあるように、パソコンを使用して、OFFICEソフト(Word、Excel)で資料を作成している方は多いと思いますが作成した、資料はどの様に保存しているのでしょう?
直接「ドキュメント」フォルダー保存してはいませんか?まずは該当資料に適合した「フォルダー」を「ドキュメント」フォルダー内に作成しましょう。「フォルダー」を情報構造に合わせて作成して情報整理を行いましょう。

新しいフォルダーを作るには

  1. 「エクスプローラ」を開きます
  2. 新しいフォルダーを作る場所を指定します、例えば、「ドキュメント」内に作る時はを「ドキュメント」をクリックします。
  3. 上段にある「新しいフォルダー」クリックします。
  4. 「新しいフォルダー」というのが、その場所(この場合は「ドキュメント」)の最下段にできます。
  5. “新しいフォルダー”という名前を上書きして、適時な名前に変更する

フォルダーは、自分の解りやすいように作成することで、作成した資料が探しやすくなります。 さらに、フォルダーを構造化(階層化)すると、“なんの、何々で、なんの?”という事もわかるようになります。
下図は会議録:新製品開発でディスプレイ、パソコンの会議録があることが、明確になります。

新しい資料を作成した時には、該当するフォルダーに保存する事、該当するフォルダーがない時は、フォルダーを作成してから保存する事。(保存する画面には“新しいフォルダーの作成”ボタンを使用する)

さらに、進歩して

フォルダーを構造化(階層化)すると、「エクスプローラ」では一目瞭然で資料を探すやすくなりますが、いちいち「エクスプローラ」を開くのは面倒だと思う方も多いと思います、そのような方は、目次資料を作成しましょう
目次資料の作成はWordでもExcelでも作成できます

Wordで目次資料を作るには

  1. Wordで「新規」で「白紙の文書」を開く
  2. これまで作成した、文書名を1行毎に入力する
  3. 文書名に「リンク」を挿入する
    1. 該当する文書名を選択して、左クリックして「ハイパーリンク」を選択する。
    2. 「ハイパーリンク」指定画面で該当の文書を指定する。(下図参照)
    3. 「検索先(L)」で前述作成したホルダーを指定して該当資料をクリックする
    4. 該当資料がExcelでも指定できます。
  4. 上記の要領で順次目次を作成します。

作成した目次ファイルをデスクトップに置いておくと、資料を探す手間もなくなります。

上記の例題を右側にある「情報処理を理解する」を例にGoogleドライブに作成しました。
Excelシート:
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