題名にもあるように、パソコンを使用して、OFFICEソフト(Word、Excel)で資料を作成している方は多いと思いますが作成した、資料はどの様に保存しているのでしょう?
直接「ドキュメント」フォルダー保存してはいませんか?まずは該当資料に適合した「フォルダー」を「ドキュメント」フォルダー内に作成しましょう。「フォルダー」を情報構造に合わせて作成して情報整理を行いましょう。
フォルダーは、自分の解りやすいように作成することで、作成した資料が探しやすくなります。
さらに、フォルダーを構造化(階層化)すると、“なんの、何々で、なんの?”という事もわかるようになります。
下図は会議録:新製品開発でディスプレイ、パソコンの会議録があることが、明確になります。
新しい資料を作成した時には、該当するフォルダーに保存する事、該当するフォルダーがない時は、フォルダーを作成してから保存する事。(保存する画面には“新しいフォルダーの作成”ボタンを使用する)
フォルダーを構造化(階層化)すると、「エクスプローラ」では一目瞭然で資料を探すやすくなりますが、いちいち「エクスプローラ」を開くのは面倒だと思う方も多いと思います、そのような方は、目次資料を作成しましょう
目次資料の作成はWordでもExcelでも作成できます