業務改革:業務フローを作ってみよう（業務の可視化）

先年前までは、「働き方改革」という言葉に踊らされていました、コロナ過において、テレワークという働き方が推奨されています。会社の業務は様々な業務プロセスが絡み合って構成されているので、業務の全体像を把握できなければ、問題点の把握や、効果的な改善策を立案することは非常に難しいのです。効果的な業務改善を目指すなら、まずは業務の実態を把握するための「業務の可視化／見える化」を行い、現状の業務のプロセスの流れをはじめ、それぞれにかかる工数や人数、顕在化している問題や事象、潜在化している真因の把握、といった事を認識するステップを意識しなければなりません。現状の業務内容を整理して、業務フローを作ってみましょう、手間は少々かかるが、難しい話ではありません紙と鉛筆があればＯＫ！「ＩＴ」化にたより、各業務においてコンピュータ処理を導入する企業も多いですが、DX化、デジタル化は行えません、各業務を整理して、どのように毎日発生する情報（伝票など）を、誰が、誰に渡しているかを整理することで、自社の業務内容が見えてきます。

「業務改革」・「業務改善」（省力化）を実施して業務の効率化を計りたいと考える企業は少なくありません。何から手を付けてよいのやらと悩むこともあると思いますが、悩むことは有りません、以下の手順を実行してみて下さい。
ただ、「業務改革」・「業務改善」（省力化）では、ステークホルダー（利害関係者）同士の対立がつきものです。どちらの言い分も正しく、しかも、どちらかが簡単に折れることも難しい。互いの要求や課題、不満要素などを明らかにし、皆が納得できる妥協点や方策を見つけ出す方法として、さらに従業員が働きやすい職場を目指して行いましょう。

「働き方改革」（「業務改革」・「業務改善」）、それは【業務フローの作成】というプロセスです。

多くの企業（大きさによらない）では、業務について正確に把握しているとはいえません。企業・組織の拡大や業務の多様化により、業務の仕方は旧来のまま、担当者が自分の業務の最適を狙って、全体では非効率になっていることに気が付かない事が多々あります。個々の業務のインプット（入力情報）、プロセス（業務の内容）、アウトプット（業務の結果）を明確にし、業務の流れとそれぞれの部門の役割をわかり易く表現したものが業務フロー図です。この作業により、業務効率化を目指すにはどのプロセスを改善するべきか検討しやすくなり、業務を洗い出すだけで業務効率を飛躍的に改善する案が見えてきます。

【Ａ.業務フローの作成】：基本手作業で行う

【準備】大きな方眼紙などを用意する。

【その１】業務で使用している、伝票、帳票を整理する。

【その２】業務の流れに沿って部署ごとに伝票、帳票を並べてみる。

【その３】伝票、帳票で使用されている項目を列挙してみる。＊Excelなどを使用して

ここまでできれば、【業務フローの作成】は終わりとなりますが、【業務フロー】をみて改善点などの検討となりますが、着目点として、

【Ｂ.業務フローの検討・改善】

【その１】項目名は同じだが内容が異なってはいないか？（Ａ.その3のデータを利用して）

【その２】逆に、内容が同じだが項目名は異なっていないか？

【その３】伝票、帳票が業務（部署・人）の流れに沿って流れているか？

【その４】伝票、帳票は情報の発生源で作成されているか？

【その５】人的要素にムダな箇所はないか？担当者毎に異なる作業方法で行われていないか？作業を簡素化できないか？

業務フローの作成のヒント

上図の「受注」ブロックでは、
「受注情報」の種類はＦＡＸ・メール・ＷＥＢ？誰が行うのか？
「生産情報」は誰が作成
「生産情報」の形態は、紙・掲示板・電子デバイス・・・
等を整理してみましょう
フローのみではなく情報は項目を羅列し伝票類との関連性などを表に表現します。
業務フロー＆項目の一覧・偏移表

業務フローの作成効果

業務調査・可視化を通じて業務上の課題を明らかにします。課題解決の過程で業務処理方法の標準化・ビジネスルール策定などにより変化に強い透明度の高い業務プロセスを構築できます。

【Ｃ.情報処理システムの導入を検討してみる】

例えば、製造業においては、上図の受注から出荷までの生産管理（情報管理）は、大変ですね。発注書（web、FAX、電話、メール…）から在庫を確認して生産計画を作り、材料発注の手配（メール、電話、ＦＡＸ）やらして入力作業... これ、非効率過ぎませんか？人材不足の懸念もあって喫緊の課題だと思います。生産管理システムを導入すると見積・受注・発注・仕入・生産・売上・会計までシステムが一元管理してくれるます。(「設計」→「生産」→「営業」一気通貫で改革を推し進めることで短期間で大きな改善効果を得ることができます。)
生産（もの作り）が優先され、情報処理システムなどは、なくてもいいと思われている企業が多いように思われます。しかしながら、情報処理システムを導入することで業務（受注から出荷）の改善が行えます。
例えば、生産管理システムのようなものを作成する、簡単な取組として、ワード（Word）とエクセル（Excel）で事務工数半減（請求書データから売掛金データに変換）にトライしてみる、あるいは、情報（データ）の共有化を行い、事務工数の半減を行うことも可能です、下記をご覧ください。
会計処理データで在庫管理を行うや生産管理システムと会計管理システムとのデータ連携。など方法があります。
よく見られる傾向として、各部門の要求に従うがまま、継ぎ接ぎだらけのシステムを構築しても、ただの「業務のコンピュータ化（自動化）」であり、「ＩＴ」化とは言えません。

「ワークフロー」と「業務フロー」は違います

「ワークフロー」は「ワークフローシステム」と混同されて使用される方もいます、「業務フロー」をカタカナ語が好きなＳＥが使用することもあるようです。
「ワークフローシステム」はコンピュータシステムです、内容は「業務フロー」をコンピュータ上に定義して各業務プロセスを管理するシステムです。このようなシステムは高額で、小規模企業には不向きです、「ワークフローシステム」を使用してメリットがあるのは、300人以上従業員がいて、部署も5か所以上ほどですと効果があるでしょう

2018年版中小企業白書・小規模企業白書概要ではIT導入等を行う上でも、業務プロセス（業務フロー）の見直しは「生産性向上の大前提」となっています。

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デジタル化実例工数激減！弊社「生産管理システム」の紹介へ

フォーラム：「ちいさな企業のイノベーション」
日時：平成26年5月9日（金）18：00 ～20：30
内容は、棚卸し作業の効率化など情報化の基本的な考え方などの講演をいたしました。

しばらくおまちください・・・

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ビジネス用アプリ導入支援の全体像
小規模事業者のステップ		弊社のアクション
１	【見える化】現状・問題の見える化と課題の特定を行う。このページ内容を実施することで解決します。上記作業を５万（事業規模によります）からお受けしております。メールでお願いいたします。	●お困りごとの見える化お客様の抱えるお困りごとがビジネス用アプリで解決可能かどうかを確認していく。
２		●現状の課題の見える化お客様の課題を明確にするため、お客様の業務の現状を確認する。お困りごとに関連した業務の詳細と業務量を把握し、また、業務のどのような点に負担を感じているかを明確化する。
３		●現状のＩＴ利用状況の見える化お客様にあったビジネス用アプリの要件を整理するため、事業者のＩＴ利用レベルを確認する。パソコンの台数や利用スキル、ネットワークの状況、現状利用しているシステムを明らかにする。
４	【導入する】ビジネス用アプリを解決策として導入する	●有効性の高いビジネス用アプリを探すビジネス用アプリ提供事業者のＨＰに記載されている機能や導入必要な機器等を確認ビジネス用アプリ提供事業者に対し、課題が解決可能かどうか質問等を行う見積作成を依頼、以上の手順で、小規模事業者にあった有用性の高いビジネス用アプリを比較・検討する。
５		●ビジネス用アプリの提示ビジネス用アプリの基本情報を比較した後、実際に試用する。無料で試用できるものを優先的に促すことで、使い易さや機能・導入の負担を確認できる。提供事業者の導入サポート体制についても確認し、最終的にビジネス用アプリを選定してもらう。
６		●フォローアップビジネス用アプリが実際に課題解決に寄与しているかを評価する。