業務改革:業務フローを作ってみよう  
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先年前までは、「働き方改革」という言葉に踊らされていましたが、 コロナ過において 、テレワークという働き方が推奨されるようになりましたが、いきなりテレワークでということは絶対に無理です。現状の業務内容を整理して、業務フローを作ってみましょう/手間は少々かかるが、難しい話ではありません、かつ、確実に業務把握がお行えてリモートワークの実践ができるようになります。効果があります 。紙と鉛筆があればOK! 「IT」化にたより、各業務においてコンピュータ処理を導入する企業も多いですが、働き方改革は行えません、各業務を分析して、どのように毎日発生する情報を、どのような処理を行えば自社の発展が行えるかを考えることが重要です。

「業務改革」・「業務改善」(省力化)を実施して業務の効率化を計りたいと考える企業は少なくありません。何から手を付けてよいのやらと悩むこともあると思いますが、悩むことは有りません、以下の手順を実行してみて下さい。
ただ、「業務改革」・「業務改善」(省力化)では、ステークホルダー(利害関係者)同士の対立がつきものです。 どちらの言い分も正しく、しかも、どちらかが簡単に折れることも難しい。 互いの要求や課題、不満要素などを明らかにし、皆が納得できる妥協点や 方策を見つけ出す方法として、さらに従業員が働きやすい職場を目指して行いましょう。

「働き方改革」、それは【業務フローの作成】というプロセスです。

多くの企業(大きさによらない)では、業務について正確に把握しているとはいえません。企業・組織の拡大や業務の多様化により、業務の仕方は旧来のまま、担当者が自分の業務の最適を狙って、全体では非効率になっていることに気が付かない事が多々あります。 個々の業務のインプット(入力情報)、プロセス(業務の内容)、アウトプット(業務の結果)を明確にし、業務の流れとそれぞれの部門の役割をわかり易く表現したものが業務フロー図です。この作業により、業務効率化を目指すにはどのプロセスを改善するべきか検討しやすくなり、業務を洗い出すだけで業務効率を飛躍的に改善する案が見えてきます。(下図は単純な例です)

【A.業務フローの作成】:基本手作業で行う

【準備】大きな方眼紙などを用意する。

【その1】業務で使用している、伝票、帳票を整理する。

【その2】業務の流れに沿って部署ごとに伝票、帳票を並べてみる。

【その3】伝票、帳票で使用されている項目を列挙してみる。*Excelなどを使用して

ここまでできれば、【業務フローの作成】は終わりとなりますが、【業務フロー】をみて改善点などの検討となりますが、 着目点として、

【B.業務フローの検討・改善】

【その1】項目名は同じだが内容が異なってはいないか?(A.その3のデータを利用して)

【その2】逆に、内容が同じだが項目名は異なっていないか?

【その3】伝票、帳票が業務(部署・人)の流れに沿って流れているか?

【その4】伝票、帳票は情報の発生源で作成されているか?

【その5】人的要素にムダな箇所はないか?担当者毎に異なる作業方法で行われていないか?作業を簡素化できないか?

情報を処理する

業務フローの作成のヒント

上図の「受注」ブロックでは、
「受注情報」の種類はFAX・メール・WEB? 誰が行うのか?
「生産情報」は誰が作成
「生産情報」の形態は、紙・掲示板・電子デバイス・・・
等を整理してみましょう
下記はある会社のドラフト版です、フローのみ記述してありませんが、実際は項目を羅列し伝票類との関連性などを表に表現します
業務フロー例

【C.情報処理システムの導入を検討してみる】

例えば、製造業においては、上図の受注から出荷までの生産管理(情報管理)は、大変ですね。発注書(web、FAX、電話、メール…)から 在庫を確認して生産計画を作り、材料発注の手配(メール、電話、FAX)やらして 入力作業... これ、非効率過ぎませんか?人材不足の懸念もあって喫緊の課題だと思います。 生産管理システムを導入すると見積・受注・発注・仕入・生産・売上・会計まで システムが一元管理してくれるます。(「設計」→「生産」→「営業」一気通貫で改革を推し進めることで短期間で大きな改善効果を得ることができます。)
生産(もの作り)が優先され、情報処理システムなどは、なくてもいいと思われている企業が多いように思われます。しかしながら、情報処理システムを導入することで業務(受注から出荷)の改善が行えます。
例えば、生産管理システムのようなものを作成する、簡単な取組として、ワード(Word)とエクセル(Excel)で事務工数半減(請求書データから売掛金データに変換)にトライしてみる、あるいは、情報(データ)の共有化を行い、事務工数の半減を行うことも可能です、下記をご覧ください。
会計処理データで在庫管理を行う生産管理システムと会計管理システムとのデータ連携。など方法があります。
よく見られる傾向として、各部門の要求に従うがまま、継ぎ接ぎだらけのシステムを構築しても、ただの「業務のコンピュータ化(自動化)」であり、「IT」化とは言えません。

「ワークフロー」と「業務フロー」は違います

「ワークフロー」は「ワークフローシステム」と混同されて使用される方もいます、「業務フロー」をカタカナ語が 好きなSEが使用することもあるようです。
「ワークフローシステム」はコンピュータシステムです、内容は「業務フロー」をコンピュータ上に定義して各業務プロセスを管理するシステムです。このようなシステムは高額で、小規模企業には不向きです、「ワークフローシステム」を使用してメリットがあるのは、300人以上従業員がいて、部署も5か所以上ほどですと効果があるでしょう

2018年版中小企業白書・小規模企業白書概要ではIT導入等を行う上でも、業務プロセス(業務フロー)の見直しは「生産性向上の大前提」となっています。


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ビジネス用アプリ導入支援の全体像
小規模事業者のステップ 弊社のアクション
ステップ1 【見える化】現状・問題の見える化と課題の特定を行う お困りごとの見える化
支援者が、当該事業者の抱えるお困りごとがビジネス用アプリで解決可能かどうかを確認していく。
ステップ2 現状の課題の見える化
小規模事業者の課題を明確にするため、支援者は、事業者の業務の現状を確認する。お困りごとに関連した業務の詳細と業務量を把握し、また、業務のどのような点に負担を感じているかを明確化する。
ステップ3 現状のIT利用状況の見える化
小規模事業者にあったビジネス用アプリの要件を整理するため、事業者のIT利用レベルを確認する。パソコンの台数や利用スキル、ネットワークの状況、現状利用しているシステムを明らかにする。
ステップ4 【導入する】
ビジネス用アプリを解決策として導入する
有効性の高いビジネス用アプリを探す
①ビジネス用アプリ提供事業者のHPに記載されている機能や導入必要な機器等を確認、
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ステップ5 ビジネス用アプリの提示
ビジネス用アプリの基本情報を比較した後、実際に試用する。無料で試用できるものを優先的に促すことで、使い易さや機能・導入の負担を確認できる。提供事業者の導入サポート体制についても確認し、最終的にビジネス用アプリ を選定してもらう。
ステップ6 フォローアップ
ビジネス用アプリが実際に課題解決に寄与しているかを評価する。
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