業務改革:業務フローを作ってみよう

資料として→

「業務改革」・「業務改善」を実施して業務の効率化を計りたいと考える企業は少なくありません。何から手を付けてよいのやらと悩むこともあると思いますが、悩むことは有りません、以下の手順を実行してみて下さい。
企業においては「IT」化ということで、各業務においてコンピュータ処理を導入することが多いですが、「情報処理」の意味から捉えるとチョット違います、コンピュータ処理を行う前に各業務を分析して、どのように毎日発生する情報を、どのような処理を行えば自社の発展が行えるかを考えることが必要です。
「情報処理」=「情報化」と考えても間違いではありません“・・化”という言葉の流行りです。“・・・の見える化”というのも情報を整理してわかりやすい情報を表示し、その情報を理解し次のステップにすすむことが大事です。 システム化に求められている主目的のうちの一つとして、業務の効率化と質の向上が挙げられると思います。

「IT」化(システム化)の前に大事な作業があります、それは【業務フローの作成】というプロセスです。

多くの企業(大きさによらない)では、業務について正確に把握しているとはいえません。企業・組織の拡大や業務の多様化により、業務の仕方は旧来のまま、担当者が自分の業務の最適を狙って、全体では非効率になっていることに気が付かない事が多々あります。 特に「IT」化で、問題解決をするために、各部門の要求に従うがまま、継ぎ接ぎだらけのシステムを構築しても、ただの「業務のコンピュータ化(自動化)」であり、「IT」化とは言えません。
個々の業務のインプット(入力情報)、プロセス(業務の内容)、アウトプット(業務の結果)を明確にし、業務の流れとそれぞれの部門の役割をわかり易く表現したものが業務フロー図です。この作業により、業務効率化を目指すにはどのプロセスを改善するべきか検討しやすくなり、業務を洗い出すだけで業務効率を飛躍的に改善する案が見えてきます。

【業務フローの作成】

【その1】として、業務で使用している、伝票、帳票を整理する。

【その2】として、業務の流れに沿って伝票、帳票を並べてみる。

【その3】として、伝票、帳票で使用されている項目を列挙してみる。

ここまでできれば、【業務フローの作成】は終わりとなりますが、【業務フロー】をみて改善点などの検討となりますが、 着目点として、

【業務フローの検討・改善】

【その1】として、項目名は同じだが内容が異なってはいないか?

【その2】逆に、内容が同じだが項目名は異なっていないか?

【その3】として、伝票、帳票が業務(部署・人)の流れに沿って流れているか?

【その4】として、伝票、帳票は情報の発生源で作成されているか?


【業務フローの検討・改善が終了したら】

情報処理システムの導入を検討してみましょう。
例えば、製造業においては、生産(もの作り)が優先され、情報処理システムなどは、なくてもいいと思われている企業が多いように思われます。しかしながら、情報処理システムを導入することで業務(受注から出荷)の改善が行えます。
例えば、生産管理システムのようなものを作成する


参考:中小企業へのIT化(情報化)支援策等
平成28年度補正 サービス等生産性向上IT導入支援事業
本事業は、国際的な経済社会情勢の変化に対応し、足腰の強い経済を構築するため、 自社の置かれた環境から強み・弱みを認識、分析し、生産性の向上に資する要素として 「IT の利活用」を設定した上で、こうした IT ツール(ソフトウエア、サービス等)のサ ービスを導入しようとする事業者に対して、その事業費等の経費の一部を補助すること により、中小企業・小規模事業者の経営力向上を図ることを目的としています。この際、 補助対象となる中小事業者等の申請をとりまとめ、ビジネスプロセスを抜本的に効率化 すべく、単体機能での IT ツール(ソフトウエア、サービス等)の導入支援ではなく、複 数の機能をパッケージ化したサービスの導入支援を行うことで、生産性の向上効果を最 大限引き出すものです。
中小企業基盤整備機構・戦略的CIO育成支援事業
比較的長期間に亘って専門家を派遣し、経営戦略に基づくIT化計画の策定及びその実施など、CIO的な立場に立ったきめ細かなアドバイスを行うとともに、アドバイスを通じ、中小企業におけるITの人材育成を行うことを目的とします。
政府系金融機関の情報化投資融資制度(IT活用促進資金)
IT活用促進資金 中小企業が情報化を進めるために必要な、情報化投資を構成する設備などの取得に係る設備資金、また、ソフトウエア の取得やデジタルコンテンツの制作、上映などに係る運転資金の融資を受けることができます。
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