業務改革:業務フローを作ってみよう

「働き方改革関連法案」が順次施工され始めています、企業においてはどの様に対応するのか、担当の方は悩んでいると思います。「ＩＴ」化にたより、各業務においてコンピュータ処理を導入する企業も多いですが、「情報処理」の意味から捉えると、各業務を分析して、どのように毎日発生する情報を、どのような処理を行えば自社の発展が行えるかを考えることが必要です。従業員が働きやすい職場を目指して「小さな一歩」から始める方法はあります、その方法が【業務フローの作成】というプロセスです。

「業務改革」・「業務改善」を実施して業務の効率化を計りたいと考える企業は少なくありません。何から手を付けてよいのやらと悩むこともあると思いますが、悩むことは有りません、以下の手順を実行してみて下さい。

「ＩＴ」化（システム化）の前に大事な作業があります、それは【業務フローの作成】というプロセスです。

多くの企業（大きさによらない）では、業務について正確に把握しているとはいえません。企業・組織の拡大や業務の多様化により、業務の仕方は旧来のまま、担当者が自分の業務の最適を狙って、全体では非効率になっていることに気が付かない事が多々あります。特に「ＩＴ」化で、問題解決をするために、各部門の要求に従うがまま、継ぎ接ぎだらけのシステムを構築しても、ただの「業務のコンピュータ化（自動化）」であり、「ＩＴ」化とは言えません。
個々の業務のインプット（入力情報）、プロセス（業務の内容）、アウトプット（業務の結果）を明確にし、業務の流れとそれぞれの部門の役割をわかり易く表現したものが業務フロー図です。この作業により、業務効率化を目指すにはどのプロセスを改善するべきか検討しやすくなり、業務を洗い出すだけで業務効率を飛躍的に改善する案が見えてきます。

【Ａ.業務フローの作成】：基本手作業で行う

【準備】大きな方眼紙などを用意する。

【その１】業務で使用している、伝票、帳票を整理する。

【その２】業務の流れに沿って部署ごとに伝票、帳票を並べてみる。

【その３】伝票、帳票で使用されている項目を列挙してみる。＊Excelなどを使用して

ここまでできれば、【業務フローの作成】は終わりとなりますが、【業務フロー】をみて改善点などの検討となりますが、着目点として、

【Ｂ.業務フローの検討・改善】

【その１】項目名は同じだが内容が異なってはいないか？（Ａ.その3のデータを利用して）

【その２】逆に、内容が同じだが項目名は異なっていないか？

【その３】伝票、帳票が業務（部署・人）の流れに沿って流れているか？

【その４】伝票、帳票は情報の発生源で作成されているか？

【その５】人的要素にムダな箇所はないか？担当者毎に異なる作業方法で行われていないか？作業を簡素化できないか？

情報処理システムの導入を検討してみましょう。
例えば、製造業においては、上図の受注から出荷までの生産管理（情報管理）は、大変ですね。発注書（web、FAX、電話、メール…）から在庫を確認して生産計画を作り、材料発注の手配（メール、電話、ＦＡＸ）やらして入力作業... これ、非効率過ぎませんか？人材不足の懸念もあって喫緊の課題だと思います。生産管理システムを導入すると見積・受注・発注・仕入・生産・売上・会計までシステムが一元管理してくれるます。(「設計」→「生産」→「営業」一気通貫で改革を推し進めることで短期間で大きな改善効果を得ることができます。)
現状は、生産（もの作り）が優先され、情報処理システムなどは、なくてもいいと思われている企業が多いように思われます。しかしながら、情報処理システムを導入することで業務（受注から出荷）の改善が行えます。
例えば、生産管理システムのようなものを作成する、簡単な取組として、ワード（Word）とエクセル（Excel）で事務工数半減（請求書データから売掛金データに変換）にトライしてみる、あるいは、情報（データ）の共有化を行い、事務工数の半減を行うことも可能です、下記をご覧ください。
会計処理データで在庫管理を行うや生産管理システムと会計管理システムとのデータ連携。など方法があります。

「ワークフロー」と「業務フロー」は違います

「ワークフロー」は「ワークフローシステム」と混同されて使用される方もいます、「業務フロー」をカタカナ語が好きなＳＥが使用することもあるようです。
「ワークフローシステム」はコンピュータシステムです、内容は「業務フロー」をコンピュータ上に定義して各業務プロセスを管理するシステムです。このようなシステムは高額で、小規模企業には不向きです、「ワークフローシステム」を使用してメリットがあるのは、300人以上従業員がいて、部署も5か所以上ほどですと効果があるでしょう