「情報処理」(Information Processing)って何だ?

「情報処理」と聞いて、何を思い浮かべますか?なにも難しく考えることはなく、日常生活で日々知らず知らずのうちに行っています。 日々、新聞・雑誌・テレビなどを見ない方はいないと思いますが、それらから得る情報(ニュース・広告など)をみて、生活を営んでいることが、「情報処理」を行っていることです。 もっと、簡単にいえば、“主婦が新聞の折り込み広告を見て、その日の買い物を行う”、この行動が「情報処理」の一つなのです。
「業務を効率化したい」「残業時間を減らしたい」と考えているビジネスパーソンは多くても、「では、どうすればいいのか?」という悩みに突き当たり、具体的な一歩には踏み出しづらいケースがある。業務改善の難しさはもちろん、スキルの偏りから属人的になってしまっているタスク、その会社ならではの業務慣習、など、固定概念からはなかなか抜け出せないものだ。資料のチェックや提案は紙でないと、といったように「ペーパーレス」ですら難しい状況ですが。
「情報処理」とは、情報の発信・取得・加工を行いより付加価値の高い情報を新たに生み出し、さらに、それらの情報を利用することです。
最近は「情報処理」ではなく「情報化」という言葉がよく使われていますが、「情報処理」と「情報化」はどのように異なるのか・・・?段々、切り分けが難しくなりますが、「情報処理」と「情報化」は同等と考えたほうがスッキリします。
政府が提案した「働き方改革」においては、「IT」を使用することで実勢できる事は多々あります。 「IT」という言葉の一般的な受け取り方は「IT」=コンピュータ処理ということのようです。
企業においては「IT」化ということで、各業務(生産管理、経理、給与・・・)においてコンピュータ処理を導入することが多いですが、「情報処理」の意味から捉えるとチョット違います、コンピュータ処理を行う前に各業務を分析して、どのように毎日発生する情報を、どのような処理を行えば自社の発展が行えるかを考えることが必要です。各業務を分析する事で無駄な作業がを省き、残業もなくなり、効率の良い業務が行えるようになります。
“・・化”という言葉の流行りです。“・・・の見える化”という言葉も情報を整理してわかりやすい情報を表示し、その情報を理解し次のステップにすすむという事です。社員のモチベーションを高めて、労働生産性を向上させるために必要なのは、形式的な「建前」から脱却し、上司と部下が腹を割って話し合える組織風土を築き、そして、業務分析を行い「IT導入補助金」を使用して「IT」化を行いましょう。
自社内がスッキリできても受注(お客様)が無ければ企業は立ちゆかないのは、どの企業においても重要です、受注/お客様(販路開拓・顧客獲得)は常に課題となりますが、自社HPやSNSを利用して販路開拓・顧客獲得を図ることを検討しましょう。

2019年4月改訂 厚生労働省/中小企業庁:働き方改革支援ハンドブック
【事例】働き方改革に関連する補助金.pdf

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テレワークを活用した働き方改革とは

テレワーク導入のメリット
人材の確保や離職の抑制だけでなく、業務プロセスの革新や事業運営コストの削減、さらに非常時の事業継続性の確保(BCP)が考えられます。また、企業ブランドや企業イメージの向上といった側面でも期待されています。
従業員のメリット
育児・家事・介護と仕事の両立により、ワーク・ライフ・バランスが改善されます。また、業務プロセスの整理・改善により、残業の抑制や労働時間の短縮にも繋がります。

情報処理?実例(運送業)

  1. お客様からの注文を電話やFAXで受注
  2. 受注情報を予定表(=運行管理表)に手書きで記載し、これを元に陸送代行を実施。
  3. 予定表を元に毎日、請書(実施報告)をデータ作成し、お客様にデータ等で送付。
  4. 月次では、毎月請求書を発行している(全体で約100通となり、顧客毎に締め日が違う)のですが、営業所ごとに”案件明細を手入力”しています。
  5. ドライバー毎に報酬配分をするための支払明細を作成する
  6. 請求書と支払明細情報を集計・チェックし、会計ソフトに入力し会計事務所に送付して試算表や決算に使用。
課題

3,4,5も細かい作業で、事務担当が入力しますが社長もチェックしないといけません。また6では、 社長の毎月の作業は10時間ほどになり、営業や事業活動にも影響しています。2で予定表を作る時点で電子化すれば事務作業を効率化出来ると思慮していますが、複数人で運行管理(予定表作成)をしていることや顧客(営業所ごと)向けの請求書や請求書、支払明細、会計ソフトに入力するための集計をいかに効率化するかが課題です。

解決策:IT導入補助金の利用を検討する
  1. FAX受注の内容は、スキャン(プリンター、あるいはFAXを利用する)してデジタルデータに変換(テキスト:txt):データ1とする。
  2. データ1をExcelで入力する:人力工数と人的ミス削減効果があります。:データ2とする。
  3. 顧客コード、営業所コードをデータ2に付加します。
  4. データ2をCSVファイルに変換して会計ソフトにインポートする(Excel使い道1:CSVファイルを使用するを参照して下さい):人力工数と人的ミス削減の効果があります。
  5. 以上で人力工数と人的ミスは半減します。

フォーラム:「ちいさな企業のイノベーション」情報処理を見直して、業務効率を上げる
日時:平成26年5月9日(金)18:00 ~20:30
内容は、棚卸し作業の効率化など情報化の基本的な考え方などの講演をいたしました。

まずは、お気軽にメールで、下記からお知らせください。