Excelで出勤簿を作成する ⇒
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Excelをどのように利用していますか？ Excelはいくら覚えても、知らない技や関数がたくさんあって勉強のしがいがありますよね。ここでは、実用的な勤務表、出勤簿を作製する方法を説明しています。セルの表示形式を“dd (aaa)”、“hh:mm”、“[h]:mm”なども使用しています。さぁ頑張って作成してみましょう。
- Excelの基本的なエクセル(Excel)のツールバーのボタンを使用して出勤簿をするには最初に外観（項目名）を作成しましょう。
- 次にデータ入力域を作成し「表示形式：ユーザー定義」を使用して定義します。
-
- 項目：日の表示形式を“dd (aaa)”とする。
- 項目：日の勤務時間（開始から終了）、休憩時間、勤務時間を“hh:mm”とします。
- 項目：累計を“[h]:mm”とします。
- 項目：出勤回数を“数値”します。
- データ入力域の1行目を2行目にコピーしてください（1行目と2行目は計算式が異なるため）。
- 勤務時間、累計、出勤日数を計算項目とするために計算式入力域（下図）で計算式を定義します。
- 1行目の計算式は
- 項目：勤務時間の計算式は、「勤務時間終了－勤務時間開始－休憩時間」
勤務時間にカーソルおいてから、式の入力を行います。「=D4-B4-E4」とします。 - 項目：累計の計算式は、「勤務時間」
累計にカーソルおいてから、式の入力を行います。「=F4」とします。 - 項目：出勤回数の計算式は、「勤務時間開始にデータ入力があれば１」とします
出勤回数にカーソルおいてから、式の入力を行います。「=IF(B4<>0,1,0)」とします。
- 項目：勤務時間の計算式は、「勤務時間終了－勤務時間開始－休憩時間」
- 2行目の計算式は
- 項目：勤務時間の計算式は、1行目と同等。「=D5-B5-E5」とします。
- 項目：累計の計算式は、「勤務時間」+1行目の勤務時間」
累計にカーソルおいてから、式の入力を行います。「=G4+F5」とします。 - 項目：出勤回数の計算式は、「勤務時間開始にデータ入力があれば１+1行目の出勤回数」
出勤回数にカーソルおいてから、式の入力を行います。「=IF(G4<>0,1,0)+H4」とします。
- データ入力域の１、２行目が作成出来たら１か月分の行を作成します。
項目：日に“2017/01/01”と入力します、“01(日)”と表示されるのを確認してから1行目のデータ入力域を選択して、Ctrl キーを押しながら選択範囲の外枠をポイントします。ポインターが Excelのコピーポインターに変わったら必要行分下にドラッグします。重要: ドラッグ アンド ドロップ操作の間、Ctrl キーを押したままにします。マウス ボタンを離す前に Ctrl キーを離すと、コピーではなく行または列が移動します。
２行目の、勤務時間開始から出勤回数を選択して、Ctrl キーを押しながら選択範囲の外枠をポイントします。ポインターが Excelのコピーポインターに変わったら必要行分下にドラッグします。正常に終了すると下図の様になります。
- 集計項目を作成します。
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- 項目：総勤務時間を作成し右側のセルに計算式として、勤務時間は「勤務時間の最終行」。「=G34」とします。
- 項目：契約単価を作成し右側のセルに、契約単価を入力したします。
- 項目：総支給額を作成し右側のセルに、計算式として、「総勤務時間×契約単価。「=ROUND(D36*G37*24,0)」とします。（*24は時間を10進数にするため。）
- 項目：行事勤務、合計、雇用保険料、所得税、差引支給は必要がないならば作成の必要はありません。
- 見栄えと入力域の定義をしますを作成します。
- 項目名を選択して色を付ける：ツールバー：フォントの中にある「塗りつぶしの色」をクリック後、該当の色を選択します。
- 計算項目を入力不可とする
- ：入力不可とするセルを選択して右クリックし、[セルの書式設定] を選択し、[保護] タブに移動し、[ロック] をオフにします。（通常はオンになっています）
- ツールバー：校閲の中にある「シートの保護」をクリックにします
作成した、ファイルをご希望の方は、こちらのページよりダウンロードしてください
ダウンロードしても、どうしてもうまくできない方は気軽に
メールをして下さい。
Excelで作成した出勤簿の使用方法(ネット上に共有ファイルとして作成)
上記の要領で作成した出勤簿は、各個人で入力する方法をとるようにする、でなければバックオフィス（コストセンター）の業務軽減にはならない、パソコンの台数の制限などで各個人で入力できない場合はスマートフォンなどで入力する方法が考えられます。（下記は．Googleドライブを使用する方法です：無料です）
- 出勤簿をスマートフォンなどで入力する方法
- １． アカウントを取得する。
- ２． googleドライブを新規に作成し、作成した出勤簿を共有する。
- ３．最近、 AppSheet Automationというソリューションができました、これを使用するのも一つの方向です。興味のある方は下段のメールよりお願いいたします
上記手順で作成したExcelを MicrosoftAccessで作成してみませんか？
出勤簿のデジタル化効果
- 集計時間の作業時間の短縮
- 勤務時間の時間数を前月と比較する事が容易
- 職場における、従業員の勤務時間の比較する事が容易
- 更に勤務時間を見直すことで、働く方の健康や、ワーク･ライフ･バランスを確保しながら、生産性を向上させることが可能となります
- 集計されたデータをCSVファイルに変換して給与システムとデータ連動ができます
自社で対応ができない事業所においては、「時間外労働等改善助成金（時間外労働上限設定コース）～中小企業事業主向け～」（PDF）（最大200万円）を活用することも可能となります。
厚生労働省：「時間外労働等改善助成金（時間外労働上限設定コース）～中小企業事業主向け～」
左記要領で作成される、表は下記の様になります
しばらくおまちください・・・
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