Excelで出勤簿を作成する ⇒
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多くの企業でテレワークやフレックスタイム制など多様な働き方への対応が急速に進んでいる。しかし、変化したワークスタイルの労務管理において課題を抱えている企業は多い。勤怠管理システムについても、手作業によるミスやムダを減らせるといった効率化の面だけでなく、自社の課題解決につながるサービスを導入することが大前提となるますが、いきなり勤怠管理システムなどを導入せずにExcelで勤務表、出勤簿などを作成して自社の勤怠管理を把握することが重要です。
Excelをどのように利用していますか？ Excelはいくら覚えても、知らない技や関数がたくさんあって勉強のしがいがありますよね。ここでは、実用的な勤務表、出勤簿を作製する方法を説明しています。セルの表示形式を“dd (aaa)”、“hh:mm”、“[h]:mm”なども使用しています。さぁ頑張って作成してみましょう。
- Excelの基本的なエクセル(Excel)のツールバーのボタンを使用して出勤簿をするには最初に外観（項目名）を作成しましょう。
- 次にデータ入力域を作成し「表示形式：ユーザー定義」を使用して定義します。
-
- 項目：日の表示形式を“dd (aaa)”とする。
- 項目：日の勤務時間（開始から終了）、休憩時間、勤務時間を“hh:mm”とします。
- 項目：累計を“[h]:mm”とします。
- 項目：出勤回数を“数値”します。
- データ入力域の1行目を2行目にコピーしてください（1行目と2行目は計算式が異なるため）。
- 勤務時間、累計、出勤日数を計算項目とするために計算式入力域（下図）で計算式を定義します。
- 1行目の計算式は
- 項目：勤務時間の計算式は、「勤務時間終了－勤務時間開始－休憩時間」
勤務時間にカーソルおいてから、式の入力を行います。「=D4-B4-E4」とします。 - 項目：累計の計算式は、「勤務時間」
累計にカーソルおいてから、式の入力を行います。「=F4」とします。 - 項目：出勤回数の計算式は、「勤務時間開始にデータ入力があれば１」とします
出勤回数にカーソルおいてから、式の入力を行います。「=IF(B4<>0,1,0)」とします。
- 項目：勤務時間の計算式は、「勤務時間終了－勤務時間開始－休憩時間」
- 2行目の計算式は
- 項目：勤務時間の計算式は、1行目と同等。「=D5-B5-E5」とします。
- 項目：累計の計算式は、「勤務時間」+1行目の勤務時間」
累計にカーソルおいてから、式の入力を行います。「=G4+F5」とします。 - 項目：出勤回数の計算式は、「勤務時間開始にデータ入力があれば１+1行目の出勤回数」
出勤回数にカーソルおいてから、式の入力を行います。「=IF(G4<>0,1,0)+H4」とします。
- データ入力域の１、２行目が作成出来たら１か月分の行を作成します。
項目：日に“2017/01/01”と入力します、“01(日)”と表示されるのを確認してから1行目のデータ入力域を選択して、Ctrl キーを押しながら選択範囲の外枠をポイントします。ポインターが Excelのコピーポインターに変わったら必要行分下にドラッグします。重要: ドラッグ アンド ドロップ操作の間、Ctrl キーを押したままにします。マウス ボタンを離す前に Ctrl キーを離すと、コピーではなく行または列が移動します。
２行目の、勤務時間開始から出勤回数を選択して、Ctrl キーを押しながら選択範囲の外枠をポイントします。ポインターが Excelのコピーポインターに変わったら必要行分下にドラッグします。正常に終了すると下図の様になります。
- 集計項目を作成します。
-
- 項目：総勤務時間を作成し右側のセルに計算式として、勤務時間は「勤務時間の最終行」。「=G34」とします。
- 項目：契約単価を作成し右側のセルに、契約単価を入力したします。
- 項目：総支給額を作成し右側のセルに、計算式として、「総勤務時間×契約単価。「=ROUND(D36*G37*24,0)」とします。（*24は時間を10進数にするため。）
- 項目：行事勤務、合計、雇用保険料、所得税、差引支給は必要がないならば作成の必要はありません。
- 見栄えと入力域の定義をしますを作成します。
- 項目名を選択して色を付ける：ツールバー：フォントの中にある「塗りつぶしの色」をクリック後、該当の色を選択します。
- 計算項目を入力不可とする
- ：入力不可とするセルを選択して右クリックし、[セルの書式設定] を選択し、[保護] タブに移動し、[ロック] をオフにします。（通常はオンになっています）
- ツールバー：校閲の中にある「シートの保護」をクリックにします
作成した、ファイルをご希望の方は、こちらのページよりダウンロードしてください
ダウンロードしても、どうしてもうまくできない方は気軽に
メールをして下さい。
Excelで作成した出勤簿の使用方法(ネット上に共有ファイルとして作成)
上記の要領で作成した出勤簿は、各個人で入力する方法をとるようにする、でなければバックオフィス（コストセンター）の業務軽減にはならない、パソコンの台数の制限などで各個人で入力できない場合はスマートフォンなどで入力する方法が考えられます。（下記は．Googleドライブを使用する方法です：無料です）
- 出勤簿をスマートフォンなどで入力する方法
- １． アカウントを取得する。
- ２． googleドライブを新規に作成し、作成した出勤簿を共有する。
- ３．最近、 AppSheet Automationというソリューションができました、これを使用するのも一つの方向です。興味のある方は下段のメールよりお願いいたします
上記手順で作成したExcelを MicrosoftAccessで作成してみませんか？
出勤簿のデジタル化効果
- 集計時間の作業時間の短縮
- 勤務時間の時間数を前月と比較する事が容易
- 職場における、従業員の勤務時間の比較する事が容易
- 更に勤務時間を見直すことで、働く方の健康や、ワーク･ライフ･バランスを確保しながら、生産性を向上させることが可能となります
- 集計されたデータをCSVファイルに変換して給与システムとデータ連動ができます
自社で対応ができない事業所においては、「時間外労働等改善助成金（時間外労働上限設定コース）～中小企業事業主向け～」（PDF）（最大200万円）を活用することも可能となります。
厚生労働省：「時間外労働等改善助成金（時間外労働上限設定コース）～中小企業事業主向け～」
左記要領で作成される、表は下記の様になります
しばらくおまちください・・・
Excel 2013 クイック スタート ガイドExcel 2013 を初めてお使いになる方は、この無料のガイドをお読みください。作業を進めるのに役立つヒントが記載されています。
@it:Excelでプログラム作成を始めるメリットとマクロの基本：Excelマクロ／VBAで始める業務自動化プログラミング入門
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