MicrosoftAccessで出勤簿を作成する 


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Excelで出勤簿を作成するとしましたが、このページではさらに勤務表の作成時間の工数削減のためにMicrosoftAccess iconで勤務表の作成・管理の方法を列挙します。
Excelで出勤簿を作成するを参照してEXCELデータを作成した方はCSVファイルに変換して、MicrosoftAccessのテーブルにインポートしてみましょう。
MicrosoftAccessに詳しくない方は、Microsoft Accesssでシステム構築Microsoft Accesssで生産管理システム参考にして下さい。

MicrosoftAccess の基本要素

MicrosoftAccessは4種のオブジェクトがあります。4種のオブジェクトを使用してシステムを作成していくことになります。このシステムのオブジェクトの一覧は右側の図ー7をご覧ください。

  • テーブル:excelで言うとシートに該当します。1列をレコード、列をフィールドといいます。
  • フォーム(画面):テーブルの内容を画面に表示します。
  • レポート(帳票):テーブルの内容を印刷様式で表示します。
  • クエリー:テーブルの内容を加工編集(データ連携)が出来ます
  • マクロ:既定の処理を定義します。(ボタンのイベントとして参照)
空のデータベースを作成し、まずは、従業員テーブルと勤務テーブルを作成します。
テーブルの作成は「作成」→「テーブル」の順で行います。
図-1
図-2
●従業員テーブルの“ID ”と勤務テーブルの“氏名”はデータ連結の為に使用します。
●一般的に従業員テーブルはマスターデータ、勤務テーブルはトランザクションデータと呼称されます。
データ入力フォーム作成します「作成」とすると
作成方法は左記の様に6種類ほどありますが、このページでは“フォームデザイン”を使用します、この方法がフォームの仕組みが良く理解できます。
データ入力フォームの作成方法は、「作成」→「フォームデザイン」とします。
図-3
図-4
  • 「フォームデザインツール」→「デザイン」をクリックしすると右側に“プロパティシート”ボタンが表示されます。
  • 図-3は「フォームデザイン」をクリック後、“プロパティシート”をクリックして“レコードソース”に“従業員”を指定しています。
  • “プロパティシート”とは、コントロールのプロパティ(属性)を設定します。
  • 図内の右側が“プロパティシート”ですが、プロパティ(属性)はフォーム全体のプロパティを表示しています(図の左上にフォーム1の下に■が表示しています)

  • 図-4は「フォームデザインツール」や“プロパティシート”の値の変更などをして作成した勤務データの入力画面です
  • データの入力画面は、キータッチを押さえるよう作成します。氏名欄に該当者名、月欄に該当月をコンボボックスから選択すると下段に該当する勤務データが表示されます。新規・変更・削除ができます。
  • 勤務データ行は、“サブフォーム”を使用して、勤務テーブルから、該当者名・該当月を指定したクエリーを使用して表示してます。

勤務データを入力して帳票に印刷しても、紙の無駄です(ペーパーレス)

入力されたデータは、給与システムと連動させたり、統計を取って従業員の勤務状況を把握するなどして利用しましょう。

  1. 該当データを給与システム用(あるいは、Excel用)とエクスポートします。このために「マクロ」作成し、ボタンと処理として連動します。
    図-5
  2. 該当データにより勤務員の月別の勤務時間を把握しましょう。このために「クエリー」作成し、図‐6のように表示します。
    図-6

作成した、システムをご希望の方は、下記、「お問い合わせ」よりご連絡ください。
あるいは、
こちらのページよりダウンロードしてください

出勤簿のデジタル化効果

集計時間の作業時間の短縮は当然ですが、勤務時間の時間数を前月と比較する事が容易、職場における、従業員の勤務時間の比較する事が容易になります、勤務時間を見直すことで、働く方の健康や、ワーク・ライフ・バランスを確保しながら、生産性を向上させることが可能となります。
自社で対応ができない事業所においては、「時間外労働等改善助成金(時間外労働上限設定コース)~中小企業事業主向け~」(PDF)(最大200万円)を活用することも可能となります。
厚生労働省:「時間外労働等改善助成金(時間外労働上限設定コース)~中小企業事業主向け~」

左記要領で作成される、システムのオブジェクトは下記の様になります
図ー7

簡単なカスタム データベース アプリケーション Access では、デスクトップ データベースの作成以外にも、さまざまな作業が可能になっています。 ビジネスでの利用に役立つブラウザー ベースのデータベース アプリケーションも、簡単な操作で作成できます。 データは自動的に SQL データベースに保存されるため、類を見ないほどの安全性と拡張性が実現し、社員間で簡単にアプリケーションを共有できます。 icon G-SHOCK オールスターへ