MicrosoftAccessで出勤簿を作成する
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このサイトでは、Excelで出勤簿を作成するというページがありますが、このページではさらに勤務表の作成時間工数削減のためにMicrosoftAccess
で勤務表の作成・管理の方法を列挙します。
Excelで出勤簿を作成するを参照してEXCELデータを作成した方は、MicrosoftAccessのテーブルにインポートしてみましょう。
MicrosoftAccessに詳しくない方は、Microsoft Accesssでシステム構築やMicrosoft Accesssで生産管理システム参考にして下さい。
- MicrosoftAccessの基本要素
MicrosoftAccessは4種のオブジェクトがあります。4種のオブジェクトを使用してシステムを作成していくことになります。このシステムのオブジェクトの一覧は右側の図ー7をご覧ください。
- テーブル：excelで言うとシートに該当します。1列をレコード、列をフィールドといいます。
- フォーム（画面）：データ入力やテーブルの内容を画面に表示します。
- レポート（帳票）：テーブルの内容を印刷様式で表示します。
- クエリー：テーブルの内容を加工編集（データ連携）が出来ます。
- マクロ：既定の処理を定義します。（ボタンのイベントとして参照）
- 空のデータベースを作成し、まずは、従業員テーブルと勤務テーブルを作成します。
- テーブルの作成は「作成」→「テーブル」の順で行います。
図―１
図―２
- ●従業員テーブルの“ＩＤ ”と勤務テーブルの“氏名”はデータ連結の為に使用します。
- ●一般的に従業員テーブルはマスターデータ、勤務テーブルはトランザクションデータと呼称されます。
- データ入力フォーム作成します「作成」とすると
作成方法は上記の様に6種類ほどありますが、このページでは“フォームデザイン”を使用します、この方法がフォームの仕組みが良く理解できます。 - データ入力フォームの作成方法は、「作成」→「フォームデザイン」とします。
図―３
- 「フォームデザインツール」→「デザイン」をクリックしすると右側に“プロパティシート”ボタンが表示されます。
- 図-3は「フォームデザイン」をクリック後、“プロパティシート”をクリックして“レコードソース”に“従業員”を指定しています。
- “プロパティシート”とは、コントロールのプロパティ（属性）を設定します。
- 図内の右側が“プロパティシート”ですが、プロパティ（属性）はフォーム全体のプロパティを表示しています（図の左上にフォーム1の下に■が表示しています）
図―４
- 図-4は「フォームデザインツール」や“プロパティシート”の値の変更などをして作成した勤務データの入力画面です
- データの入力画面は、キータッチを押さえるよう作成します。氏名欄に該当者名、月欄に該当月をコンボボックスから選択すると下段に該当する勤務データが表示されます。新規・変更・削除ができます。
- 勤務データ行は、“サブフォーム”を使用して、勤務テーブルから、該当者名・該当月を指定したクエリーを使用して表示してます。
- 勤務データを入力して帳票に印刷しても、紙の無駄です（ペーパーレス）
- 入力されたデータは、給与システムと連動させたり、統計を取って従業員の勤務状況を把握するために利用しましょう。
- 該当データを給与システム用（excelファイルあるいはcsvファイル）にエクスポートします。このために「マクロ」作成し、ボタンと処理として連動します。下図はexcelファイルとしてエクスポートした場合です。
図―５
- 最上段の右側に表示した、
アマノ 勤怠管理ソフト付タイムレコーダー TimeP@CKIII100 TIMEPACK3-100などからの集計データをインポートすることでデータ入力工数は削減します。
- 該当データにより従業員の月別の勤務時間を把握しましょう。このためには「クエリー」作成し、図‐6のように表示します。（集計月の指定ができるようにしましょう）
図―６
- 該当データを給与システム用（excelファイルあるいはcsvファイル）にエクスポートします。このために「マクロ」作成し、ボタンと処理として連動します。下図はexcelファイルとしてエクスポートした場合です。
- 独立行政法人中小企業基盤整備機構（以下「中小機構」という。）が複数年にわたって中小企業・小規模事業者等の生産性向上を継続的に支援する「生産性革命推進事業」内の「ＩＴ導入補助金」において、デジタル化基盤導入類型（以下、「本事業」という）を設け、新型コロナウイルス感染症の影響を受けつつも、生産性向上に取り組む中小企業・小規模事業者等を支援するとともに、インボイス制度への対応も見据えつつ、企業間取引のデジタル化を強力に推進するため、「通常枠」よりも補助率を引き上げて優先的に支援する。
- デジタル化基盤導入枠（デジタル化基盤導入類型）：補助額5万円～50万円以下（補助率3/4）、補助額50万円超～350万円（補助率2/3）
作成した、システムをご希望の方は、下記、「お問い合わせ」よりご連絡ください。
あるいは、
こちらのページよりダウンロードしてください
ご自分なりの変更はして下さい。カスタマイズは５万円から請負ます。下記「お問い合わせ」よりご相談をお願い致します。
既存システムとのデータ共有
既存システムの入力システムとして作成すると入力作業が効果的に行えます。
既存システム（給与計算システム、受注システムなど）１端末でしか使用できない環境の企業は多いと思います。Accessシステムを他端末に設定すればデータ共有が行えます。
図―７
出勤簿のデジタル化効果
集計時間の作業時間の短縮は当然ですが、勤務時間の時間数を前月と比較する事が容易、職場における、従業員の勤務時間の比較する事が容易になります、勤務時間を見直すことで、働く方の健康や、ワーク･ライフ･バランスを確保しながら、生産性を向上させることが可能となります。
自社で対応ができない事業所においては、「時間外労働等改善助成金（時間外労働上限設定コース）～中小企業事業主向け～」（PDF）（最大200万円）を活用することも可能となります。
厚生労働省：「時間外労働等改善助成金（時間外労働上限設定コース）～中小企業事業主向け～」
このソフトの拡張性
このソフトで作成された勤務データをＣＳＶファイルに変換（エクスポート）する。ＣＳＶファイルを給与計算システムに引用（インポート）で業務の軽減が実施できます。
その他デジタルデータ融合による効果
●集計結果(勤怠集計データ)は、いつもお使いの給与計算ソフトにダイレクトで連携できます。
●パソコンへの通信方法は、USBケーブルの他、市販のSDカードでデータの持ち運びが可能です。
IT導入補助金の利用
左記要領で作成される、システムのオブジェクトは下記の様になります
図ー7
既存システムとのデータ共有
既存システム（給与計算システム、受注システムなど）１端末でしか使用できない環境の企業は多いと思います。Accessシステムを他端末に設定すればデータ共有が行えます。
Microsoft 365 Personal(最新 1年版)|オンラインコード版|Win/Mac/iPad|インストール台数無制限(同時使用可能台数5台)
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