情報化への道：業務改革の実施へ
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情報化への道：業務改革の実施へ
情報化への道は、技術の進歩によって形成される多様な要素からなります。
- コンピュータ技術の進歩：コンピュータの性能や機能性が向上し、より高度な処理や計算が可能になりました。
- インターネットの普及：インターネットの普及により、世界中が情報を共有できるようになり、コミュニケーションが容易になりました。
- モバイルデバイスの普及：スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスの普及により、パスワードアクセスがより簡単になりました。
- クラウドコンピューティングの発展：クラウドコンピューティングにより、多くの情報やアプリケーションがオンライン上で共有されるようになり、情報利用がより柔軟になりました。
- ソーシャルメディアの台頭：ソーシャルメディアの発展により、人々は世界中の個々人とつながり、情報や意見を共有することが容易になりました。
- ビッグデータの処理技術の進歩：ビッグデータの処理技術が発展し、サーバーなデータの解析や処理が可能になりました。
世の中にＩＴという言葉が浸透しましたが、まだまだコンピュータ（機械）が優先されており、情報をどのように処理をするかがなおざりになっています、情報の質と量を検討し会社、個人にとって意義のある情報化を行ないましょう。 企業の大小あるいは、法人、個人（以降、活動体と称す）によらず、要・不要にかかわらず、情報は様々な形式で入り、そして、出ていきます。 活動体の目的を効率よく追求するためには、情報を的確に捉え、蓄積し、必要に応じて、正しく早く相手に伝えることが必要です。 このことは今も昔も変わりはありません。
- 情報に対する対応 活動体には様々な情報が混在しますが、その情報に対する対応の方法（行動）を分類してみると、以下のようになります。情報に対する対応・方法は、活動体により様々ですが、情報対応の的確さと速さにより、情報は活きてきます。
- 外部情報
- 情報の取得（媒体、種類）
- 情報の蓄積（選択、媒体、種類）
- 内部（自己）情報
- 情報の作成（媒体、種類）
- 情報の蓄積（選択、媒体、種類）
- 情報の伝達（媒体、種類）
- 情報の活用 情報は、整理整頓して蓄積しただけでは活動体にとってなんの効果もなく、目的に合わせて加工することにより効果があらわれます。 蓄積された情報は、適切な処置（加工）ほどを施し、よどみなく常に清く流れる水のように、内部や外部へ流れることが重要です。→業務フローを作成してみましょう。
- 情報の電子化 活動体に蓄積された情報は電子化（デジタル化）により、対応の速さが増し、情報加工が容易となり、加工された情報は有意義な情報として活動体に更なる躍進を与えます。
- 情報化の実現 どのような情報をどのように処理し、活用するかを分析・検討し、コンピュータを利用することにより情報化の工数・金額などの削減が実現できます。
- 情報化の実体として 情報化の実体として棚卸作業を検討してみましょう。棚卸作業は日々の情報（伝票など）の処理方法で大きく処理時間が減少します。棚卸し作業の効率化へ
コンピュータによる情報化：いわゆるＩＴ化
コンピュータによる情報システムの構築は業務分析、要件定義、プログラム開発、移行、運用と作業が大別されますが、これらの作業において推進体制を確立することが必要となります。
- 第一歩 最初の第１歩は業務分析といい、情報化（システム化）において一番大事な作業です、業務分析は業務従事者の定例的な業務だけでなく、非定例的業務も網羅することが重要です。 現状の活動体での情報処理の分析を行い、現状に悪い個所があるなら修正する。 現状の活動体での情報処理をそのままコンピュータに移行すると必ず破綻します。
- 情報化は利用者主導 コンピュータによる情報化（システム化）を行うにあたり、システムハウスなどの製作者に任せきりにせず、利用者が能動的に参加することが重要です。 できるならば、利用者の情報化のニーズを的確に捉えて製作者に伝え、また製作者からの情報を的確に利用者に伝えることのできる第三者的有識者をおくことが最良です。
- 情報化は必要最小限 すべての情報処理を一度にシステム化せずに、最大効果が得られる情報処理個所から行うことが最良です。 全面的なシステム化は、金額的なこともありますが利用者（従業員）に混乱をきたすことや、活動体は常に変化するものです、システム化を実施中に変化が発生し作業が手戻りすることを防ぐことにもなります。
上記の内容は、一見、単純であるかのように見えますが、現在は高度の用語を使用して様々なシステム（ＩＴソリュ－ション）が 提案されています。現在流行の言葉で表すと 財務体質の改善や新規事業の計画、顧客へのサービスの追及といった企業競争力強化のための経営判断、業務の意思決定を「素早く」「的確」に実行していかなければなりません。 それを可能とするのが、ビジネスを成功に導く判断材料をＩＴを駆使して「見える化」する「見えるシステム」です。企業の中に散在する大量の“データ”を「経営の意思決定の迅速化」や「企業のパフォーマンス向上」に“役立つ情報”へと変貌させるのです。しかし、その「見えるシステム」を構築する必要があります。
ＩＴ導入に立ちはだかる壁／こんな不安とらわれていないか
- ネットショップ：始めたいの始めたいが
-
- 本当に接客なしで売れるのか不安
- サイトの認知度アップが大変なんじゃないか？
- マダマダＩＴが苦手な取引先が
- ホームページ：作ろうとは思っているが
-
- サイトの作成費用が高すぎる
- 本当に効果があるのか？
- 運営できるか不安で余計な仕事が増えないか？
- テレワーク：便利そうとは思うけど
- セキュリティが心配
- 顧客と対面すべき業務がある
- 社内での意思疎通が？疎遠にならなか？
最近のある社長さん悩み事として→情報化を行い、ＩＴの活性をしなければならないのは分かっているのだが、いつも指摘されるのは細かすぎて困っている。 ここで考えるべきは下記３項目とおもいます。
- データの蓄積・分析・活用が競争優位を実現するために考えるべきことは何か？
- 中小企業の競争優位に貢献する情報システムの在り方とは？
- これらの戦略を支える「仕組みつくり」はどのようにすればいいか？
情報処理?実例（運送業）
- お客様からの注文を電話やFAXで受注
- 受注情報を予定表（＝運行管理表）に手書きで記載し、これを元に陸送代行を実施。
- 予定表を元に毎日、請書（実施報告）をデータ作成し、お客様にデータ等で送付。
- 月次では、毎月請求書を発行している（全体で約100通となり、顧客毎に締め日が違う）のですが、営業所ごとに”案件明細を手入力”しています。
- ドライバー毎に報酬配分をするための支払明細を作成する
- 請求書と支払明細情報を集計・チェックし、会計ソフトに入力し会計事務所に送付して試算表や決算に使用。
課題
③④⑤も細かい作業で、事務担当が入力しますが社長もチェックしないといけません。また⑥では、 社長の毎月の作業は10時間ほどになり、営業や事業活動にも影響しています。②で予定表を作る時点で電子化すれば事務作業を効率化出来ると思慮していますが、複数人で運行管理（予定表作成）をしていることや顧客（営業所ごと）向けの請求書や請求書、支払明細、会計ソフトに入力するための集計をいかに効率化するかが課題です。
解決策：IT導入補助金の利用を検討する
- FAX受注の内容は、スキャン（プリンター、あるいはＦＡＸを利用する）してデジタルデータに変換（テキスト：txt）：データ１とする。
- データ１をExcelで入力する：人力工数と人的ミス削減効果があります。：データ２とする。
- 顧客コード、営業所コードをデータ２に付加します。
- データ２をCSVファイルに変換して会計ソフトにインポートする（ＣＳＶファイルを使用するを参照して下さい）：人力時間と人的ミス削減効果があります。
ＣＳＶファイルを使用
- 以上で人力工数と人的ミスは半減します。
IT導入補助金の利用を検討する
- 独立行政法人中小企業基盤整備機構（以下「中小機構」という。）が複数年にわたって中小企業・小規模事業者等の生産性向上を継続的に支援する「生産性革命推進事業」内の「ＩＴ導入補助金」において、デジタル化基盤導入類型（以下、「本事業」という）を設け、新型コロナウイルス感染症の影響を受けつつも、生産性向上に取り組む中小企業・小規模事業者等を支援するとともに、インボイス制度への対応も見据えつつ、企業間取引のデジタル化を強力に推進するため、「通常枠」よりも補助率を引き上げて優先的に支援する。
- デジタル化基盤導入枠（デジタル化基盤導入類型）：補助額5万円～50万円以下（補助率3/4）、補助額50万円超～350万円（補助率2/3）
デジタル化基盤導入枠（デジタル化基盤導入類型)
利用の補助を行います。
下さい。