多くの企業でテレワークやフレックスタイム制など多様な働き方への対応が急速に進んでいる。しかし、変化したワークスタイルの労務管理において課題を抱えている企業は多い。勤怠管理システムについても、手作業によるミスやムダを減らせるといった効率化の面だけでなく、自社の課題解決につながるサービスを導入することが大前提となるますが、いきなり勤怠管理システムなどを導入せずにExcelで勤務表、出勤簿などを作成して自社の勤怠管理を把握することが重要です。
Excelをどのように利用していますか？
Excelはいくら覚えても、知らない技や関数がたくさんあって勉強のしがいがありますよね。ここでは、実用的な勤務表、出勤簿を作製する方法を説明しています。セルの表示形式を“dd (aaa)”、“hh:mm”、“[h]:mm”なども使用しています。さぁ頑張って作成してみましょう。
- Excelの基本的なエクセル(Excel)のツールバーのボタンを使用して出勤簿をするには最初に外観（項目名）を作成しましょう。
図―１
- 次にデータ入力域を作成し「表示形式：ユーザー定義」を使用して定義します。
-
- 項目：日の表示形式を“dd (aaa)”とする。
- 項目：日の勤務時間（開始から終了）、休憩時間、勤務時間を“hh:mm”とします。
- 項目：累計を“[h]:mm”とします。
- 項目：出勤回数を“数値”します。
- データ入力域の1行目を2行目にコピーしてください（1行目と2行目は計算式が異なるため）。
- 勤務時間、累計、出勤日数を計算項目とするために計算式入力域（下図）で計算式を定義します。
- ●1行目の計算式は
- 項目：勤務時間の計算式は、
「勤務時間終了－勤務時間開始－休憩時間」
勤務時間にカーソルおいてから、式の入力を行います。「=D4-B4-E4」とします。
- 項目：累計の計算式は、「勤務時間」
累計にカーソルおいてから、式の入力を行います。「=F4」とします。
- 項目：出勤回数の計算式は、「勤務時間開始にデータ入力があれば１」とします
出勤回数にカーソルおいてから、式の入力を行います。「=IF(B4<>0,1,0)」とします。
- ●2行目の計算式は
- 項目：勤務時間の計算式は、1行目と同等。「=D5-B5-E5」とします。
- 項目：累計の計算式は、「勤務時間」+1行目の勤務時間」
累計にカーソルおいてから、式の入力を行います。「=G4+F5」とします。 - 項目：出勤回数の計算式は、「勤務時間開始にデータ入力があれば１+1行目の出勤回数」
出勤回数にカーソルおいてから、式の入力を行います。「=IF(G4<>0,1,0)+H4」とします。
- データ入力域の１、２行目が作成出来たら１か月分の行を作成します。
項目：日に“2017/01/01”と入力します、“01(日)”と表示されるのを確認してから1行目のデータ入力域を選択して、Ctrl キーを押しながら選択範囲の外枠をポイントします。ポインターが Excelのコピーポインターに変わったら必要行分下にドラッグします。重要: ドラッグ アンド ドロップ操作の間、Ctrl キーを押したままにします。マウス ボタンを離す前に Ctrl キーを離すと、コピーではなく行または列が移動します。
- ２行目の、勤務時間開始から出勤回数を選択して、Ctrl キーを押しながら選択範囲の外枠をポイントします。ポインターが Excelのコピーポインターに変わったら必要行分下にドラッグします。正常に終了すると下図の様になります。
図―２
- 集計項目を作成します。
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- 項目：総勤務時間を作成し右側のセルに計算式として、勤務時間は「勤務時間の最終行」。「=G34」とします。
- 項目：契約単価を作成し右側のセルに、契約単価を入力したします。
- 項目：総支給額を作成し右側のセルに、計算式として、「総勤務時間×契約単価。「=ROUND(D36*G37*24,0)」とします。（*24は時間を10進数にするため。）
- 項目：行事勤務、合計、雇用保険料、所得税、差引支給は必要がないならば作成の必要はありません。
- 見栄えと入力域の定義をしますを作成します。
- 項目名を選択して色を付ける：ツールバー：フォントの中にある「塗りつぶしの色」をクリック後、該当の色を選択します。
- 計算項目を入力不可とする
- ：入力不可とするセルを選択して右クリックし、[セルの書式設定] を選択し、[保護] タブに移動し、[ロック] をオフにします。（通常はオンになっています）
- ツールバー：校閲の中にある「シートの保護」をクリックにします
- 数式で名前を定義し使用する
- 名前を使用することにより、数式の理解と整備がより簡単になります。 セル範囲、関数、定数、またはテーブルの名前を定義できます。 ブックで名前を使用する方法を導入すると、名前の更新、監査、および管理を簡単に実行できるようになります。名前を使用をしようするとセルの追加・削除を行っても名前を引用している計算式などは場所がずれません。
数式で名前を定義し使用する(Microsoft)
図―３ 名前 ツールバー
作成した、ファイルをご希望の方は、こちらのページよりダウンロードしてください
ダウンロードしても、どうしてもうまくできない方は気軽に
メールをして下さい。
Excelで作成した出勤簿の使用方法(ネット上に共有ファイルとして作成)
上記の要領で作成した出勤簿は、各個人で入力する方法をとるようにする、でなければバックオフィス（コストセンター）の業務軽減にはならない、パソコンの台数の制限などで各個人で入力できない場合はスマートフォンなどで入力する方法が考えられます。（下記は．Googleドライブを使用する方法です：無料です）
- 出勤簿をスマートフォンなどで入力する方法
- １． アカウントを取得する。
- ２． googleドライブを新規に作成し、作成した出勤簿を共有する。
- ３．最近、 AppSheet Automationというソリューションができました、これを使用するのも一つの方向です。興味のある方は下段のメールよりお願いいたします
上記手順で作成したExcelをCSVファイルとして作成して既存の「給与システム」インポートすることで、作業時間の軽減が図れます。
ExcelをCSVファイルとして作成する方法は、ここをクリックしてください。
出勤簿のデジタル化効果
請求書＆受領書をExcelで作る
電子帳簿保存法の改正においては、請求書、受領書など電磁的記録による保存等が可能となりました。
上記では給与明細書のデジタル化において記述しましたが、請求書、受領書などのデジタル化を検討されている企業が多いと考えられています。電子帳簿保存法の改正に対応できる、請求書、受領書のデジタル化に対応できるExcelを作成しましたので公開します。
請求書・受領書作成Excel
請求書・受領書作成Excel仕様書
図―４
上記で示したExcelbook及び使用中の手書き伝票をExcelbookなどに作成いたします、詳しくはExcelbook 伝票ソフトをご覧下さい。
既存システムとのデータ共有：効率化
既存システム（給与計算システム、受注システムなど）１端末でしか使用できない環境の企業は多いと思います。
Excelシステムを他端末に設定すればデータ共有が行えます。
図―５
IT導入補助金の利用を検討する
図―６
上記に対応するためにIT導入補助金の利用を検討する
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独立行政法人中小企業基盤整備機構（以下「中小機構」という。）が複数年にわたって中小企業・小規模事業者等の生産性向上を継続的に支援する「生産性革命推進事業」内の「ＩＴ導入補助金」において、デジタル化基盤導入類型（以下、「本事業」という）を設け、新型コロナウイルス感染症の影響を受けつつも、生産性向上に取り組む中小企業・小規模事業者等を支援するとともに、インボイス制度への対応も見据えつつ、企業間取引のデジタル化を強力に推進するため、「通常枠」よりも補助率を引き上げて優先的に支援する。
- デジタル化基盤導入枠（デジタル化基盤導入類型）：補助額5万円～50万円以下（補助率3/4）、補助額50万円超～350万円（補助率2/3）
インボイス制度と電子帳簿保存法
インボイス制度と電子帳簿保存法について
図―７
インボイス制度と電子帳簿保存法を切り離して考えるわけには参りません、なぜなら、消費税課税業者は請求書の様式変更する必要があり、非消費税課税業者は請求書をデジタル化するように求められるからです。
電子帳簿保存法の対応詳細はここをクリックしてください。
インボイス制度適用業者の対応法はここをクリックしてください。
Excelで出勤簿を作成する
出張パソコン操作指導（個人向け、あるいは団体向け）