Excelの使い道:ユーザーフォームを使用する

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エクセル(Excel)をどのように使用していますか?と聞かれたら、何と答えますか、一般的に“表を作成しています”と答える方が多いと思いますが表のみ(合計、平均・・・グラフなどを含んだもの)を作成していては、Excelの機能を充分使用しているとはいい難いですね。このページではExcelの基本的な使用方法を解説はしていません、このページは、データ入力工数の削減を目的としてフォームなどを使用して業務効率を上げる方法を記載しています。
このサイトでは、
  1. ワード(Word)とエクセル(Excel)との違い
  2. ワード(Word)とエクセル(Excel)の融合
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  4. ワード(Word)のツールバーを理解する
  5. ワード(Word)とエクセル(Excel)だけでなくOfficeを使いこなそう。 のようにWordからエクセル(Excel)を利用する方法を、いくつか紹介していますので、参考までに参照して下さい。

    フォームを使用してデータ入力

    エクセル「フォーム」ボタン

    図―1

    図―2

    フォームの使用は クイック アクセス ツール バーにある「フォーム」ボタンクをリックすると右側のような画面が表示されます。(図―1参照)列の数が多い時に使用する一番左端まで画面を動かすことなく、データ入力が行え便利です。
    「フォーム」ボタンを使用するには、フォームを追加するセル範囲(1行目のみでもOK)またはテーブルを選択してからクリックします。
    クイック アクセス ツール バーに「フォーム」ボタンがない場合次の手順を実行します

    1. クイック アクセス ツール バーの横の矢印をクリックし、[その他のコマンド] をクリックします。
    2. [コマンドの選択] ボックスの [すべてのコマンド] をクリックし、一覧の [フォーム コントロール] [フォーム] をクリックします。
    3. [追加] をクリックし、[OK] をクリックします。

    図―3

    ユーザーフォームを作成

    ユーザーフォーム作成するには、クイック アクセス ツール バーの「開発」→「Vsiual Basic」ボタンをクリック、「Vsiual Basic」画面のクイック アクセス ツール バーの「挿入」→「ユーザーフォーム」ボタンをクリックすると「ユーザーフォーム」のデザイン画面が表示されます。(下記) ユーザーフォーム

    図―4

    ユーザーフォームを作成 下記画面は、上記で記述した「フォーム」で表示した画面(項目の配置、色などは自分で決めることができます)を模したものです。 ユーザーフォームを作成

    図―5

    ユーザーフォームを作成

    図―6

    通常、「ユーザーフォーム」で入力画面は作成しませんが、今回は、「フォーム」と「ユーザーフォーム」の対比の為に作成しました、一般的には、エクセルでの定型的作業(集計作業、請求書発行・・・)をボタンクリックで終了させるような「ユーザーフォーム」を作成します。このことにより事務工数は減少する事でしょう。
    「ユーザーフォーム」を作成するためには、、Visual Basic for Application(通称:VBA)を習得する必要があります。(ネット上で検索すれば沢山情報があります)
    【参考】@IT さらば残業! 面倒くさいエクセル業務を楽にする「Excel VBA」とはとか@IT Excelマクロ/VBAで始める業務自動化プログラミング入門(PDFファイル)などがあります。

    「コントロール」を強化してデータ入力を簡略化

    「コントロール」を設置する方法方法は2種類あります、シート上に「コントロール」を設置する方法と、ユーザーフォームに設置する方法があります。上記の例で使用した「コントロール」は“ボタン”ですが、下記の例では“コンボボックス”も使用しています。 「コントロール」をシート上に作成する場合と「ユーザーフォーム」に作成する方法があります、「コントロール」をシート上作成した場合、「コントロール」に細かな設定ができませんが、「ユーザーフォーム」に作成すると「コントロール」に細かな設定ができます。
    下記の例は、“コンボボックス”を利用して、「記入」ボタンがクリックされると、Visual Basic for Applicationによりデータシートにデータを追加します。

    alt="ユーザーフォームを作成"

    図―7

    「コントロール」を「ユーザーフォーム」上に作成

    図―8

    「脱Excel」などという言葉があるが。

    最近、脱Excelという言葉が出回っているが、脱Excelはシステム屋さんが自社のシステムを売り込むために作った言葉です。Excelは上記の様に、データ入力を簡素化したり、集計作業を自動的に行える様にマクロとVBAを組み合わせることで毎月の定型業務の工数が削減されます。また、Excelの属人化という事も言われていますが、操作仕様書、内部仕様書を作成していれば属人化は防げます。

    このページで紹介しているEXCELファイルはライブラリーよりダウンロードができます。

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