『情報化』のさまざまな局面

『情報化』とは、企業内に存在する様々な情報を、整理し加工・編集して、企業内で利用してそして企業外に発信していくことです。
これを常に連続に行うことにより企業の発展へとつながります。
企業規模により『情報化』を進めるための、ステップの段階などが違うと思います、ここでは、専門部門(SEなど)を置けない企業について『情報化』のさまざまな局面を網羅しています。

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  1. 『情報化』行うためのステップ
    1. 『情報化』を行わなければという方(経営者など)は少なく、最初に思うのは、受注を上げなくて、利益を上げなくてと思うのが通常です。
    2. 『情報化』を進める上でまず、推進役が必要です、専門部門のない企業の推進役は経営者が行わなければならないでしょうが経営者が忙しくて手が回らないくても経営者が“『情報化』に取り組むぞ”と宣言して後は社員に役割分担をすれば『情報化』というプロジェクト(全部署参加が前提)は進むでしょう。
    3. 『情報化』の一歩は伝票(アナログ情報)の種類の整理から、整理が終わったら、流れを整理(いわゆるフローチャート)して図表化(伝票名や項目名も)してみましょう。
    4. 図表化の検討を推進役を中心に実施してみると、自社の上の流れが把握できます。
    5. 着眼点の第一点は情報が各部署に正しく伝わっているか?でしょう。誰でもが考えるのは受発注情報でしょうが、見過ごされるの勤怠情報です。
    6. 別な見方として伝票上の項目名です、内容は同じなのに項目名が違う事があります、等など“あれっ?”という事が見つかるでしょう。

    *このステップで作成した、図表化された資料はシステム構築時の大事な資料となります。幾度か見直すことにより追記修正を行っていくことが良いでしょう。ベンダーなどに外部に依頼するときにも、この資料と対比していくことでベンダーへの依頼内容も確実に行えます。

  2. 『情報化』行うためのカベ
    • I.が終われば『情報化』をどのように進めるかが論点となるが、経営者の意図に『情報化』の内容を合わせればそれですむわけではない。経営者の考えている『情報化』の内容が、その企業にとって最善なものとは限らないからだ。
    • 最新の情報技術をむやみに導入したり、プロジェクトの中身を吟味せずに開発期間を短縮したりすると、プロジェクトがいき詰まりとなってしまう。
    • 『情報化』の予算をどのようにとるかである。予算の上限が決まっていることが多いので、開発する情報システムの機能を必要不可欠なものに絞り込む必要がある。システム開発以外の運用・維持にかかる費用もしっかり押さえておくべきでしょう。
    • 初期システムは全ての部門における情報共有に向けて展開しようとする情報システムの目的と具体的な目標を設定し、現場の利用部門によく理解してもらうことから始めるべきです。初期システムでは対象外となる部門への説明も必要です。
  3. 『情報化』システム構築へ
    • まずは、自社でどの程度できるか?ワード(Word)でもエクセル(Excel)でも、できることを考えてみることが大事です。
    • わからないからといって、ベンダーに全てを依頼しない。ベンダーに依頼する場合には依頼内容をはっきりと契約書にて確認します。
    • よく“???システムを1週間で構築します”などという、ベンダーの広告をネット上でみることがありませんか、システム利用者の効率を考えているか疑問に思います。たとえば、「給与計算」を考えてみましょう。現在、「クラウドコンピューティング」を行い、できあいのシステムは数多くあります、ベンダーの営業マンは“来週からでも使えますよ!”と言うかもしれないが、勤務データ(原始データ)の整理方法、取得方法を考えてみるとなかなか難しいと思います。
    • 標準の業務処理手順の確立、開発コストの低減、開発期間の短縮など、*ERPパッケージ(統合業務パッケージ)のメリットは大きい。このメリットを享受するためには、システム化の目的を明確にし、その目的にERPパッケージが最適かどうかを検討する必要がある。業務改革を狙う場合は、経営トップが現場の社員に導入理由を説明し、理解を得ることが肝要です。「はじめに手段ありき」でパッケージに飛びつくことは、“失敗の早道”です。
      *ERPパッケージとは
      生産や販売、在庫、購買、物流、会計、人事/給与などの企業内のあらゆる経営資源(人員、物的資産、資金、情報)を有効活用しようとの観点から、これらを企業全体で統合的に管理し、最適に配置・配分することで効率的な経営活動を行っていこうという経営手法・コンセプトのこと。一般に、「企業資源計画」あるいは「経営資源計画」と訳される。 また、この経営手法を実現するための情報システム、あるいはこの情報システムを構築するためのパッケージソフトを「ERP」と呼ぶこともあるが、経営手法としてのERPと、情報システムとしてのERPシステムは、分けて理解したほうがよい。
      ERPパッケージを導入しようとした時に、多くの場合発生する問題は、そもそもパッケージ導入の大前提は、「従来の業務処理の流れを抜本的に見直して改革を図り、できる限りパッケージが提供している標準の業務処理手順に合わせる」ことです。
    • システムは使われなければシステム構築の失敗となります。どんなに高機能の情報システムを構築しても、社内の利用者が使ってくれなければ話にならない。システムを構築する時に最も重要なのは、「どうやったら利用者に使ってもらえるか」を考え抜くことであす。システムの内容にかかわらず、「使ってもらえる仕掛け」を用意したり、時には会社の仕組みや業務ルールを変更し、利用者の意識改革を促すことも必要になる。システムの機能・内容そのものの工夫が功を奏すこともあります。
    • 情報システムの稼働後にユーザーを支援する「ヘルプ体制」の確立が、新システムの利用度合いを高めるカギである。にもかかわらず、ヘルプ体制を事前に作っておくことは、しばしば見落とされる。マニュアルを作っておくにせよ、教育や研修をするにせよ、ヘルプ体制の整備にあたっては、ユーザーの気質やコンピュータ利用の集熟度を勘案し、問題が起こりそうな点をあらかじめ想定して置くことが大事です。
    • 『情報化』を計画した時に想定した業務の改善方法が本当に正しかったかどうかを、このタイミングで問いかけるべきである。この作業を怠ると、新しい業務の問題点を解消できず、結局新システムは陳腐化していく。 往々にして『情報化』の狙いでもある業務改善は、システムを構築する前に指摘された問題点の解決にある、と捉えられることが非常に多い。“ある業務の処理に時間がかかっているからコンピュータを利用して効率的に処理しよう”とか“こういうデータが欲しいから入力をこう変えてデータを捕捉できるようにしよう”といった具合でしょう。

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