情報化への道:業務改革の実施へ

情報化への道:業務改革の実施へ

 世の中にITという言葉が浸透しましたが、まだまだコンピュータ(機械)が優先されており、情報をどのように処理をするかがなおざりになっています、情報の質と量を検討し会社、個人にとって意義のある情報化を行ないましょう。  企業の大小あるいは、法人、個人(以降、活動体と称す)によらず、要・不要にかかわらず、情報は様々な形式で入り、そして、出ていきます。 活動体の目的を効率よく追求するためには、情報を的確に捉え、蓄積し、必要に応じて、正しく早く相手に伝えることが必要です。 このことは今も昔も変わりはありません。

  1. 情報に対する対応
  2. 活動体には様々な情報が混在しますが、その情報に対する対応の方法(行動)を分類してみると、以下のようになります。情報に対する対応・方法は、活動体により様々ですが、情報対応の的確さと速さにより、情報は活きてきます。
    1. 外部情報
      • 情報の取得(媒体、種類)
      • 情報の蓄積(選択、媒体、種類)
    1. 内部(自己)情報
      • 情報の作成(媒体、種類)
      • 情報の蓄積(選択、媒体、種類)
      • 情報の伝達(媒体、種類)
  1. 情報の活用
  2. 情報は、整理整頓して蓄積しただけでは活動体にとってなんの効果もなく、目的に合わせて加工することにより効果があらわれます。 蓄積された情報は、適切な処置(加工)ほどを施し、よどみなく常に清く流れる水のように、内部や外部へ流れることが重要です。→業務フローを作成してみましょう。
  3. 情報の電子化
  4. 活動体に蓄積された情報は電子化(デジタル化)により、対応の速さが増し、情報加工が容易となり、加工された情報は有意義な情報として活動体に更なる躍進を与えます。
  5. 情報化の実現
  6. どのような情報をどのように処理し、活用するかを分析・検討し、コンピュータを利用することにより情報化の工数・金額などの削減が実現できます。
  7. 情報化の実体として
  8. 情報化の実体として棚卸作業を検討してみましょう。棚卸作業は日々の情報(伝票など)の処理方法で大きく処理時間が減少します。棚卸し作業の効率化へ

コンピュータによる情報化

コンピュータによる情報システムの構築は業務分析、要件定義、プログラム開発、移行、運用と作業が大別されますが、これらの作業において推進体制を確立することが必要となります。

  1. 第一歩
  2. 最初の第1歩は業務分析といい、情報化(システム化)において一番大事な作業です、業務分析は業務従事者の定例的な業務だけでなく、非定例的業務も網羅することが重要です。 現状の活動体での情報処理の分析を行い、現状に悪い個所があるなら修正する。 現状の活動体での情報処理をそのままコンピュータに移行すると必ず破綻します。
  3. 情報化は利用者主導
  4. コンピュータによる情報化(システム化)を行うにあたり、システムハウスなどの製作者に任せきりにせず、利用者が能動的に参加することが重要です。 できるならば、利用者の情報化のニーズを的確に捉えて製作者に伝え、また製作者からの情報を的確に利用者に伝えることのできる第三者的有識者をおくことが最良です。
  5. 情報化は必要最小限
  6. すべての情報処理を一度にシステム化せずに、最大効果が得られる情報処理個所から行うことが最良です。 全面的なシステム化は、金額的なこともありますが利用者(従業員)に混乱をきたすことや、活動体は常に変化するものです、システム化を実施中に変化が発生し作業が手戻りすることを防ぐことにもなります。

上記の内容は、一見、単純であるかのように見えますが、現在は高度の用語を使用して様々なシステム(ITソリュ-ション)が 提案されています。現在流行の言葉で表すと 財務体質の改善や新規事業の計画、顧客へのサービスの追及といった企業競争力強化のための経営判断、業務の意思決定を「素早く」「的確」に実行していかなければなりません。  それを可能とするのが、ビジネスを成功に導く判断材料をITを駆使して「見える化」する「見えるシステム」です。企業の中に散在する大量の“データ”を「経営の意思決定の迅速化」や「企業のパフォーマンス向上」に“役立つ情報”へと変貌させるのです。しかし、その「見えるシステム」を構築する必要があります。

最近のある社長さん悩み事として→ 情報化を行い、ITの活性をしなければならないのは分かっているのだが、いつも指摘されるのは細かすぎて困っている。 ここで考えるべきは下記3項目とおもいます。

  1. データの蓄積・分析・活用が競争優位を実現するために考えるべきことは何か?
  2. 中小企業の競争優位に貢献する情報システムの在り方とは?
  3. これらの戦略を支える「仕組みつくり」はどのようにすればいいか?