「情報化」の必要性 (目に見えないムダを排除する)

各企業においては、「目に見えないムダ」は必ず存在します、「目に見えないムダ」は年商の10~15%ともいわれるます。その中で情報処理における無駄を検討してみましょう。
情報化?と思う方も多い方とも思われるが、一言で表現するならば「情報を整理し・加工して、その情報を利用して物事を行う」と理解してみてはどうでしょうが
上記のように一言で表現しても何をどうすればよいか理解しずらいと思いますのでその詳細を下記に列記します。
各企業(各部署において)においては、日常の業務を慣れ親しんだ手順で業務をこなしていると思うが、例えば、製造業で受注伝票を処理する時どのような手順で行っているのでしょうか?
受注伝票の受け取りかたには、FAX、電話(メモ書き)、Eメール、WEBデータなどが考えられますが、 形態の異なる受注伝票をどのように保存するか?(電話のみという会社もあるでしょうが)、次工程(製作部門、経理部門・・)にどのように伝達するか?(上記に記述した“語”で「保存するか?」「伝達するか?」を考えてみることにする

「保存するか?」について
受注先からの形態で保存するか、自社用の形態で保存するか、どちらが良いのかと言えば、当然「自社用の形態で保存する」ことが良いということです(情報の定型化)。なぜなら、形態が同じであれば保存方法も一意に決まり、自社で必要とする情報(項目)も網羅される。受注伝票に自社で必要とする情報が記入されていないならば受注時に受注先に不確定な情報の問い合わせを行い確実な情報として保存することができます。
「伝達するか?」について
次工程への伝達方法は口頭(受注メモ)、受注先から受注伝票での伝達、そして、その情報の置き場所が規定されているか?を考慮する必要がありますが、前述のように情報の定型化が行われていないと次工程で整理するために無駄な時間がとられたり、必要とする情報が欠けていることによる混乱も生じます。受注伝票の情報の置き場所も規定しておくことが不可欠です。ゆえに受注伝票は「自社用の形態で保存する」で保存して次工程に規定された場所で伝達することが最良方法です。

上記において、ムダの多い働き方では、社員という貴重な資産を目減りさせてしまいます。個人の生産性を阻害するムダを排し、合理的な働き方に変えていく必要があるでしょう。  そのために欠かせないのがIPT(情報処理技術)の活用です。どこにいても必要な人とコミュニケーションを取り、必要な情報に即時にアクセスできるICT基盤があれば、報告や情報収集にかかる手間を削減し、限られた時間で効率的に仕事をこなせるようになります。

例えば、受注伝票の処理についての情報化を行うことで

が行えます。

各工程でも情報が発生すると思いますが、情報は発生源で整理し定型化を行って保存することを念頭に各工程の情報化を行いましょう。(製造部門が営業部門に生産するための情報が欠けているため、営業部門に問い合わせするという事をまま耳にします)

別な観点から情報化を考えてみます

“月末は忙しいから・・・”とよく聞きますが、これは業務集中化が起こっていると考えられますが、本当なのでしょうか。(残業の常連部署)
発生している業務を月末にしていることをしてはいないでしょうか?
日々発生する業務の情報を、定型化し定型的に分析することで業務を平滑化することを検討することで、業務の集中化は少なくなることも考えられます。
受注伝票の処理のみでも情報化の効果はあります、自社全体の情報化を行うために業務フローを作成してみましょう。そしてIT活用を検討すれば良い結果となり自社の発展につながります。

情報は清き流れのごとく流す(処理する)。情報が滞留してはいませんか?

社長様へ:まず投資ありきではなく既存のやり方を徹底的に観察し、仮説による検証の繰り返しから不具合抑制や生産性向上への手がかりを確実につかみ、身の丈にあった実行可能な収益管理、現場管理の仕組みを見出す事を自ら行っては如何でしょうか?もう一つ、パートさんが行っている作業は既定の作業標準で行っていることと思いますが、常勤者が作業の見直しを行うことで、パートさんの作業が無くなることも考えられます。