ワード(Word)とエクセル(Excel)で事務工数半減

最近は様々な事務効率化システム(ソリューション)が販売されていますが、いきなり高価なシステムを導入せずに、使用しているMicrosoft Officeを使用して事務工数半減しましょう。 このサイトでは、文書作成効率化の為に下記のページを作成しています。

これらを理解して上で、実用的なシステムを作成してみましょう、例えば、製造業の情報の流れを下図の様に捉えてみましょう。


上図において、出荷情報は受注情報から作成するのが、本筋ですが、受注情報、生産情報、製品情報は企業によって様々な作成方法があるので、ここでは、出荷情報と請求情報は、ほぼ同等と考えられるので、出荷情報と請求情報を連結してWordとExcelで作成する方法を示します。

出荷情報について

通常、出荷情報は「納品書」として、作成されます、赤枠内がExcelで作成し、オブジェクトとして挿入した部分です。
参照するExcelbookには、該当月の明細シート「1gatu」と品番の情報を示す「mas」というシートが含まれています。
  1. 納品書の外枠をWordで作成
  2. Excelで納品する製品の詳細を部分を作成
  3. Excelを挿入
  4. 次月以降は、Excel部分右クリックして「open」を左クリックする
  5. 明細シート「1gatu」コピーして「2gatu」とする
  6. 「2gatu」に当月データを入力する

請求情報について

通常、請求情報は「納品書」と同様なので同じExcelデータを使用します作成方法は「出荷情報」と同じです。
出荷情報と請求情報が異なる場合は、出荷情報をコピーして請求情報として作成します。このように、「出荷情報」を「請求情報」として使用することで事務工数は半減します。
経理システムを使用している企業においては、「請求情報」をExcelファイルあるいは、CSVファイルに変換して経理システムの「売掛金」の入力データとしても利用できます。
CSVファイルの作成については、 CSVファイルと経理システムの詳細へ

補足

  • Office2013で作成しました。
  • Office2013から(?)、挿入したExcelファイルはWordファイルからのみ編集可能となっているようです。
  • WordへのExcelシートの挿入方法は3種類ありますので、こちらを参照してください。
  • この方法は、マクロやMicrosoft Visual Basicは使用していません、excelの関数を使用しています。
  • 品番の情報を示す「mas」というシートは25件まで追加できます、25件以上の場合は行の中間に行を挿入する さらに、「製品番号」を昇順に並べ替えることが必要です。下図は「mas」の内容です

    「mas」を利用することで、明細シートの「品番」を入力すると「名称」、「詳細名称」、「単価」が自動入力され、「個数」を入力すると「金額」、「小計」、「消費税」、「合計」、「ご請求金額」が自動計算され表示されます。
  • 毎月の出荷情報のシートが増えてきたら、出荷情報のグラフなどを作成してみると、時系列的な要素が把握する事ができる様になります
  • 上記で作成した、Wordファイルをご希望の方は、下記、「お問い合わせ」よりご連絡ください。